サーバーの整理｜誰かがやらねばならぬ

あなたの学校のサーバーは、今どんな状態でしょうか。 「カオスになっていて、必要なファイルがどこにあるのか分からない」──そんな状況になっていませんか。

もしあなたが管理職・ICT管理者・分掌主任・教科主任などの立場であれば、 いや、そうでなくても、できる範囲で整理を始めてみませんか。

📚お品書き

1. 年度ごとに分ける

2. フォルダ名の先頭は数字でそろえる

3. 副教材や指導書データは例外扱い

4. 写真はサーバーに保存しない

5. まとめ

🔗関連リンク（『教員ネタ』シリーズ）

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1. 年度ごとに分ける

1-1 新年度フォルダを作る

サーバーのルートには「2026th」など、新年度のフォルダを新たに作ります。 昨年度までのデータは「2025th以前」などのフォルダを作って、ここにまとめて移動します。

こうすることで、ルートには 「2026th」、「2025th以前」 の2つだけが並ぶ、シンプルな構造になります。

1-2 次年度以降は積み重ねる

翌年度には「2027th」を作成し、 「2027th」、「2026th」、「2025th以前」 と年度ごとに積み重ねていきます。

1-3 ４年分だけ残す

多くの教員がアクセスする必要があるのは、 現在＋過去3年＝4年分程度ではないでしょうか。

生徒が入学してから卒業後1年までのイメージです。 それより古いデータは、アクセス制限やバックアップ保存で十分です。

2. フォルダ名の先頭は数字でそろえる

年度フォルダの下には、
「00_管理職」「01_教務」「02_進路」…「10_学年」「11_教科」「12_行事」…「99_その他／未分類」 といったフォルダを作ります。

ポイントは数字を 2桁（3桁）でそろえること。 ソートしたときにきれいに並びます。

2-1 「99_その他／未分類」を用意

ルートに放置されているファイルや、分類が難しいものは、 ひとまず「99_その他／未分類」に入れておけます。

常に一番下に来るように、フォルダ名の頭に「99」や「999」を使うのが有効です。

2-2 学年フォルダには学年主任名も

学年フォルダの下に、「１学年」「２学年」「３学年」のフォルダを作ることになるでしょう。
その際、学年主任名も併記することをお勧めします。（例・「１学年（山田）」など）
とりわけ過去の年度のデータを見る際、非常に分かりやすくなります。

2-3 新年度には空フォルダを複製

年度が替わったら、新年度フォルダの下に同名の空フォルダを作ります。 基本的に前年度のデータは前年度フォルダに残します。

3. 副教材や指導書データは例外扱い

副教材や指導書のデータは、年度を超えて使うことが多いです。
特に指導書データは容量も大きいです。
これらは例外として、前年度フォルダを丸ごと新年度へ「移動」させるのが良いでしょう。
コピーをするとサーバー容量を圧迫してしまいます。

3-1 旧版データの扱い

改訂版が出て不要になることもありますが、 指導書データは高価で消すのはためらわれます。
「旧版」フォルダを作り、古いデータはそこへ移動しておくと整理しやすくなります。

4. 写真はサーバーに保存しない

行事の写真をサーバーにアップしていませんか。 これはあまりお勧めできません。

4-1 拡散のリスク

生徒が写った写真は、肖像権の観点からも慎重に扱う必要があります。 誰でもアクセスできる環境に置くのは避けましょう。
翌年度のために「会場の配置」などを記録する程度にとどめるのが安全です。

4-2 容量を圧迫する

最近のデジタル写真は1枚あたりの容量が大きく、 大量にアップするとサーバーを圧迫します。

🌱まとめ

職場が変わったとき、サーバー内が驚くほど雑然としていて、 必要なファイルを見つけるには、以前からその職場にいる人の「道案内（？）」が必要でした。階層をたどるのも一苦労です。

いつか誰かが、この状況を何とかしなければならない。

そう思ったことはありませんか。
まずはあなたが、担当している教科や分掌のフォルダから 少しずつ変えてみませんか。