第6回｜カルテには何を書くべき？次回のトリミングにつながる顧客管理
🐶 トリミングサロン経営のお悩み解決シリーズ
「毎日のサロン経営。こんな時どうしたらいいんだろう……？」
そんなトリミングサロンのオーナー様へ向けて、サロン経営でよくあるお悩みを取り上げ、具体的な解決方法や考え方を分かりやすく解説するシリーズです。
「予約は入っているのに、当日キャンセルが多い。」
「お客様にもっと長く通っていただくにはどうしたらいい？」
「カルテには何を記録しておけばいい？」
「予約や顧客情報をもっと効率よく管理したい。」
トリミングサロン経営には、予約管理・顧客管理・スタッフ管理・メニューづくりなど、さまざまなお悩みがあります。
第6回は「カルテには何を書くべき？次回のトリミングにつながる顧客管理」についてご紹介します。
カルテ、施術内容だけになっていませんか？
「前回どんなカットをしたか、すぐに思い出せない」
「担当者が休みの日でも、他のスタッフが対応できるようにしたい」
「わんちゃんの性格や苦手なことを、スタッフみんなで共有したい」
——こうした悩みを抱えているオーナー様は少なくありません。トリミングサロンのカルテは、単なる施術記録ではなく、わんちゃん一頭一頭に合わせたサービスを提供するための大切な顧客情報の記録です。
今回は、トリミングサロンのカルテには何を記録しておくとよいのか、具体的に考えてみましょう。
基本情報を記録する
まずはわんちゃんの基本的な情報です。名前、犬種、年齢、性別、体重、飼い主様の連絡先などです。特に体重は、継続して記録することで変化にも気づきやすくなります。「前回より体重が増えている」「少しずつ体重が減っている」といった変化は、飼い主様との会話のきっかけになることもあります。
カット・施術内容を記録する
次に重要なのが、前回どのような施術をしたのかという記録です。
全身カット、シャンプー、足回りカット、顔周りのカット、爪切り、耳掃除、オプションメニューなど、施術の種類を残しておくのはもちろん、「全体的に短め」「顔周りは丸く」「耳は長めに残す」といった具体的な仕上がりや飼い主様の希望も記録しておくと、次回のカウンセリングに役立ちます。
飼い主様の「好み」を記録する
トリミングサロンでは、わんちゃんだけでなく飼い主様の希望を理解することも重要です。
「耳は短めが好み」
「足はふんわり仕上げたい」
「自宅で手入れしやすい長さがいい」
「前回の仕上がりを気に入っていた」
といった希望を毎回一から確認するのではなく、過去の記録を確認したうえで「前回と同じような仕上がりでよろしいですか」と聞けると、スムーズなカウンセリングにつながります。
わんちゃんの性格や苦手なことを記録する
トリミングサロンならではの重要な情報が、わんちゃんの性格や苦手なことです。
ドライヤーが苦手
爪切りを嫌がる
顔周りを触られるのが苦手
他のわんちゃんが苦手
長時間の施術が苦手
トリミング中に落ち着きにくい
——こうした情報がカルテに残っていれば、担当者が変わっても対応しやすくなります。特にシニア犬やトリミングが苦手なわんちゃんの場合、こうした情報は非常に重要です。
体調や気になる変化も記録する
毎回のトリミングで気づいた変化も記録しておきたい情報です。皮膚の状態、被毛の状態、毛玉の有無、耳の状態、爪の状態、以前より疲れやすくなった、トリミング中の様子が以前と違ったなどです。
ただし、これはトリマーが診断をするという意味ではなく、あくまで「前回と比べて何か変化があったか」を記録するという考え方です。
気になる変化があれば、飼い主様にお伝えしたり、必要に応じて動物病院への相談をおすすめしたりすることにもつながります。
「次回に伝えたいこと」を残す
カルテを活用するうえで特におすすめしたいのが、次回のスタッフへの申し送りを残しておくことです。
「前回、後ろ足を触ると嫌がった」
「今回は途中で休憩を入れた」
「次回も短め希望」
「シャンプー後の乾燥に時間がかかった」
など、施術が終わった直後だからこそ気づけることを記録しておけば、次回の施術に活かせます。
カルテは「スタッフの記憶」を共有するためのもの
トリミングサロンでは、「この子は○○が苦手」「この飼い主様は○○がお好み」といった情報が、担当スタッフの頭の中だけに残っていることがあります。
担当者が毎回同じならそれでも対応できるかもしれませんが、スタッフが休む、担当者が変わる、新しいスタッフが入る、店舗が増えるといった状況になると、個人の記憶だけでは情報共有が難しくなります。
だからこそ「人が覚えておく」のではなく「カルテに残しておく」ことが大切です。
写真の活用もおすすめです。前回の仕上がり、顔周りのスタイル、全体の長さ、耳や足の仕上げなどを写真で残しておけば、「前回と同じように」という要望にも対応しやすくなり、文章だけでは伝わりにくい情報を具体的に共有できます。
紙カルテと電子カルテ、どちらがいい？
紙カルテには「その場ですぐ書き込める」「自由にメモできる」といったメリットがある一方で、カルテを探す手間がかかる、情報をスタッフ間で共有しにくい、写真を一緒に管理しにくい、過去の情報を確認しづらい、店舗が増えると管理が難しくなるといった課題もあります。
電子カルテなら、顧客情報と施術履歴をまとめて管理しやすく、必要な情報をスタッフ間で共有しやすくなります。大切なのは「紙か電子か」だけではなく、必要な情報を記録し、それを次回の施術に活用できる状態にすることです。
まとめ
トリミングサロンのカルテには、わんちゃんの基本情報、施術内容・仕上がり、飼い主様の希望、わんちゃんの性格や苦手なこと、体調や被毛などの変化、前回の注意点、次回への申し送り、施術写真などを記録しておくと、次回のサービスに活かしやすくなります。
カルテは単なる過去の記録ではなく、次回のトリミングをより良くするための情報です。担当者の記憶だけに頼らず、スタッフ全員で情報を共有できるようにすることで、誰が担当しても一定のサービスを提供しやすくなります。
「カルテに何を書けばいいか分からない」という場合は、まずは「次回の自分やスタッフが見たら役立つ情報」から記録してみましょう。
次回は「LINE予約は導入した方がいい？」についてご紹介します。
今回ご紹介したようなお悩みは、Excelなどで管理することもできますが、情報が増えてくると管理に手間がかかります。
A'staff Cloudでは、予約情報・顧客情報・施術履歴など、トリミングサロンの運営に必要な情報をまとめて管理することができます。
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