第2回｜キャンセルを減らす方法は？トリミングサロンでできる予約キャンセル対策

🐶 トリミングサロン経営のお悩み解決シリーズ

そんなトリミングサロンのオーナー様へ向けて、サロン経営でよくあるお悩みを取り上げ、具体的な解決方法や考え方を分かりやすく解説するシリーズです。

トリミングサロン経営には、予約管理・顧客管理・スタッフ管理・メニューづくりなど、さまざまなお悩みがあります。

第2回は「キャンセルを減らす方法は？トリミングサロンでできる予約キャンセル対策」についてご紹介します。

なぜキャンセルは起こる？

トリミングは、カットやシャンプーだけでなく、わんちゃんの状態を確認したり次の予約を調整したりと、1件の予約に合わせてスタッフと時間を確保するお仕事です。

そのため、当日キャンセルや無断キャンセルが続くと、その時間に別のお客様をご案内できず、そのまま売上への影響につながってしまいます。
もちろん、わんちゃんや飼い主様の体調不良など、どうしてもキャンセルせざるを得ない事情もあります。
だからこそ「キャンセルをゼロにする」のではなく、キャンセルをできるだけ減らす仕組みをつくることが大切です。

キャンセルの理由には、予約日時を忘れていた、飼い主様の予定が変わった、わんちゃんの体調が悪くなった、日時を勘違いしていたなど、さまざまなものがあります。

ここで大切なのは、すべてのキャンセルを同じものとして扱わないことです。体調不良のように防ぎにくいキャンセルもあれば、予約忘れや勘違いのように事前の確認によって防げる可能性のあるキャンセルもあります。

まずは自分のサロンで、どんなキャンセルが多いのかを把握してみましょう。

対策①　キャンセルポリシーを予約時に伝える

キャンセル対策の基本は、予約時にルールを明確に伝えておくことです。

といった内容を、あらかじめ伝えておきます。
大切なのは、キャンセル料を設定することそのものではなく、「このサロンでは、予約変更やキャンセルの際には事前に連絡するものだ」とお客様に自然に理解していただくことです。

予約ページやLINE、予約確認メッセージ、店内掲示など、お客様の目に触れる機会をつくっておくとよいでしょう。

対策②　前日にリマインドを送る

「予約を忘れていた」というキャンセルを防ぐには、予約日前のリマインドが効果的です。

前日に「明日は○時からトリミングのご予約をいただいております」とLINEなどでお知らせするだけで、飼い主様にとっても予約を再確認するきっかけになります。

あわせて「ご都合が悪くなった場合は、事前にご連絡ください」と添えておけば、予定変更があった場合にも早めに連絡してもらいやすくなり、空いた時間を別のお客様にご案内できる可能性も高まります。

対策③　キャンセルしやすい仕組みをつくる

意外に感じるかもしれませんが、キャンセルや予約変更をしやすくすることも、実はキャンセル対策のひとつです。

「予定が変わったけれど営業時間中に電話できない」という状況が、連絡しないまま当日を迎えてしまう原因になることがあります。

LINEから気軽に変更の相談ができる、営業時間外でもメッセージを送れるといった環境を整えておくことで、「キャンセルさせない」のではなく「予定が変わったときに早めに知らせてもらう」仕組みをつくることができます。

対策④　キャンセル待ちを活用する

当日キャンセルを完全になくすことは難しいからこそ、空いてしまった予約枠をどう活用するかも考えておきたいところです。

「○月○日○時にキャンセルが出ました」とキャンセル待ちのお客様やLINE登録者に案内できれば、空き枠を無駄にせずに済みます。

普段から、希望日時が合わず予約できなかったお客様や、キャンセル待ちを希望しているお客様を把握しておくと、急な空き枠にも素早く対応できるようになります。

対策⑤　キャンセル率を数字で確認する

「最近キャンセルが多い気がする」という感覚だけで終わらせず、月間予約件数やキャンセル件数、当日キャンセルと無断キャンセルの内訳、曜日ごとの傾向などを実際の数字で確認してみましょう。

例えば月間予約件数200件に対しキャンセル10件ならキャンセル率は5％ですが、そのうち8件が当日キャンセルだと分かれば、当日キャンセルへの対策を優先すべきだと判断できます。

また、トリミングサロンでは予約枠がそのまま施術時間になるため、キャンセルによる売上への影響も確認しておきたいところです。

月5件の当日キャンセルで客単価8,000円なら、月4万円分の予約枠が空いていた計算になります。
キャンセルされた枠に別のお客様が入ることもあるため、すべてがそのまま損失になるわけではありませんが、影響の大きさを数字で把握しておくことは対策の優先度を判断するうえで役立ちます。

厳しいルールだけがキャンセル対策ではない

キャンセルを減らしたいからといって、厳しいキャンセル料を設定するだけでは十分ではありません。
トリミングサロンでは、わんちゃんの体調不良など、飼い主様の意思ではどうにもならない事情もあります。

大切なのは「キャンセルさせない」ことではなく「できるだけ早く連絡してもらう」こと、そして「空いてしまった予約枠をどう活用するか」まで考えることです。

お客様にとって分かりやすいルールをつくり、気持ちよく長く通っていただけるサロンを目指しましょう。

まとめ

トリミングサロンのキャンセルを減らすためには、キャンセルポリシーの明確化、前日リマインド、予約変更のしやすさ、キャンセル待ちの活用、キャンセル率の数値把握といった対策があります。

すべてのキャンセルをなくす必要はありません。まずは「なぜキャンセルが起きているのか」を知ることから始めてみましょう。

数字を確認することで、予約を忘れている人が多い、特定の曜日にキャンセルが集中しているなど、サロンごとの傾向が見えてくるはずです。

今回ご紹介したようなお悩みは、Excelなどで管理することもできますが、情報が増えてくると管理に手間がかかります。

A'staff Cloudでは、予約情報・顧客情報・施術履歴など、トリミングサロンの運営に必要な情報をまとめて管理することができます。

日々の業務を効率化しながら、お客様やわんちゃん一頭一頭に合わせたサロン運営に役立ててみてはいかがでしょうか。

次回は「シニア犬の予約管理はどうする？」についてご紹介します。

「機能をもう少し詳しく知りたい」「自分のサロンの場合はどうなる？」という方も、お気軽にご相談ください。まずは機能や料金の概要を資料でご確認いただけます。

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