เลือกผู้ให้บริการระบบ e-Tax Invoice เจ้าไหนดี ?

          เมื่อการบริหารจัดการเอกสารแบบเดิมกลายเป็นต้นทุนแฝงที่ฉุดรั้งความรวดเร็วของธุรกิจ หลายองค์กรจึงเริ่มหันมาปรับใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อยกระดับขั้นตอนการทำงานสู่ระบบดิจิทัลและเพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กรได้อย่างเห็นผล แต่เมื่อในตลาดมีตัวเลือกมากมาย ก็ไม่รู้ว่า ควรจะเลือกผู้ให้บริการระบบ E-Tax Invoice เจ้าไหนดี ? บทความนี้เราได้รวบรวมวิธีการเลือกผู้ให้บริการที่ตอบโจทย์ธุรกิจของคุณมากที่สุดมาไว้ให้แล้ว

          ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (E-Tax Invoice) คือ ใบกำกับภาษี รวมถึงใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ที่ถูกจัดทำขึ้นในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมทั้งต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อรับรองความถูกต้องของข้อมูลและตัวตนของผู้จัดทำเอกสาร จากนั้นจึงส่งมอบไฟล์ให้ผู้ซื้อ และนำส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากร ซึ่งระบบนี้ถูกออกแบบมาเพื่อทดแทนการใช้กระดาษแบบเดิม ๆ อย่างสมบูรณ์แบบ

          การปรับเปลี่ยนระบบบัญชีและภาษีเข้าสู่รูปแบบดิจิทัล ไม่ได้เป็นเพียงการวิ่งตามกระแสเทคโนโลยี แต่ยังมอบประโยชน์โดยตรงให้กับการดำเนินธุรกิจ ดังนี้

• ประหยัดต้นทุนค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าจัดส่งไปรษณีย์ ลดค่าใช้จ่ายแฝงในสำนักงานลงได้อย่างมหาศาล เมื่อไม่ต้องพิมพ์เอกสารลงกระดาษ และลดการพึ่งพาพนักงานเดินเอกสาร หรือไปรษณีย์
• ลดพื้นที่จัดเก็บและค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ง่าย หมดปัญหาแฟ้มเอกสารล้นตู้ และเอกสารชำรุดสูญหาย เพราะข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในระบบที่ปลอดภัย เมื่อถึงเวลาตรวจสอบก็สามารถพิมพ์ค้นหาได้ทันที
• เพิ่มความน่าเชื่อถือให้องค์กร และเตรียมพร้อมสู่ระบบภาษีของกรมสรรพากรแบบ 100% สะท้อนภาพลักษณ์ของธุรกิจที่ทันสมัย โปร่งใส ตรวจสอบได้ และพร้อมรับมือนโยบายทางภาษีของภาครัฐในอนาคต

          เมื่อเห็นถึงข้อดีแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการมองหาพาร์ตเนอร์ หรือผู้ให้บริการที่ไว้ใจได้ โดยมีเกณฑ์การตัดสินใจที่ควรนำมาพิจารณา ดังนี้

          สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงคือ ผู้ให้บริการระบบ E-Tax Invoice จะต้องมีความน่าเชื่อถือ มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบเอกสารดิจิทัล และที่สำคัญที่สุดคือ ต้องเป็นผู้ให้บริการที่ได้การรับรองมาตรฐานตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารทุกใบที่ถูกสร้างขึ้นนั้นถูกต้องตามกฎหมายและนำไปใช้ยื่นภาษีได้จริง

          ธุรกิจส่วนใหญ่มักมีระบบบัญชี หรือระบบ ERP ที่ใช้งานเป็นหลักอยู่แล้ว ผู้ให้บริการที่ดีควรมีโซลูชั่นที่มีความยืดหยุ่น สามารถเชื่อมต่อหรือทำ API เข้ากับระบบเดิมของบริษัทได้อย่างราบรื่น เพื่อลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน ไม่ต้องให้พนักงานมานั่งคีย์ข้อมูลใหม่ให้เสียเวลา

          ข้อมูลทางบัญชี ภาษี และรายชื่อลูกค้า คือความลับสำคัญของธุรกิจ ระบบที่นำมาใช้จึงต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสูงสุด มีการเข้ารหัสที่รัดกุม ป้องกันการเข้าถึงจากบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต และมีระบบสำรองข้อมูล (Backup) เพื่อป้องกันกรณีฉุกเฉิน

          หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการที่ตอบโจทย์ครบทุกมิติ Ditto พร้อมเป็นผู้ช่วยยกระดับการจัดการเอกสารของคุณสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ด้วยระบบ E-Tax Invoice ที่ได้มาตรฐานความปลอดภัยสูงสุดจากกรมสรรพากร รองรับการเชื่อมต่อกับระบบ ERP เดิมขององค์กรอย่างไร้รอยต่อ ช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยากของทีมบัญชี ลดต้นทุนแฝง และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม ให้คุณบริหารจัดการภาษีได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัย และรวดเร็วกว่าที่เคย สนใจยกระดับการจัดการเอกสารด้วยระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (E-Tax Invoice) ติดต่อ Ditto เพื่อรับคำปรึกษาและออกแบบโซลูชั่นที่เหมาะกับธุรกิจของคุณได้แล้ววันนี้ ที่ 0 2517 5555 หรือ Line @dittothailand

          ความแตกต่างหลักอยู่ที่รูปแบบการจัดทำและการส่งมอบ โดย E-Tax Invoice จะจัดทำในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ พร้อมลงลายมือชื่อดิจิทัล เพื่อรับรองความถูกต้อง แล้วส่งให้ลูกค้าผ่านทางอีเมลหรือระบบออนไลน์ได้ทันที ในขณะที่แบบกระดาษต้องใช้เวลาพิมพ์ ประทับตราบริษัท เซ็นชื่อด้วยปากกา และจัดส่งทางไปรษณีย์

          สามารถใช้งานร่วมกันได้ เพราะโซลูชั่นของ Ditto ถูกออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่น รองรับการเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชีที่องค์กรใช้อยู่แล้วผ่านการเชื่อมต่อ API ทำให้ดึงข้อมูลมาออก E-Tax Invoice ได้ทันทีโดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมด

          สามารถขอใหม่ได้ง่ายและรวดเร็ว เนื่องจากระบบ E-Tax Invoice จะมีการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลต้นฉบับไว้ในระบบคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ที่มีความปลอดภัย หากผู้ซื้อทำไฟล์สูญหาย หรือลบอีเมลทิ้ง ผู้ขายก็สามารถค้นหาในระบบแล้วกดส่งไฟล์เอกสารฉบับเดิมให้ใหม่ได้ทันที โดยไม่ต้องทำเรื่องวุ่นวายเหมือนการขอสำเนาแบบกระดาษ