クレジットカード払いが増えた会社で、社長が見るべき請求日

1

43件のカード明細が画面に並ぶと、最初に経費の科目へ分けたくなります。けれど、資金繰りで先に知りたいのは「何の費用か」より「いつ、どの口座から落ちるか」です。明細の件数を減らしても、引落日が資金繰り表へ戻らなければ、支払いの山は見えないままです。

ここで扱う143件は、記事の起点に置いた確認対象の件数です。特定企業の実例ではありません。社長がやる作業の中心は、利用明細を資金移動の日へ戻すことです。143件の全件分類は、その後でも構いません。

（この記事は約7分で読めます）

143件を引落日で束ねる

一覧は、利用日順や店舗名順に並ぶことが多い。資金繰り表が拾うのは、預金口座から資金が動く日です。買い物をした日とは見る場所が違います。ここを取り違えると、利用した月の経費一覧はできても、支払いの月の予測にはなりません。

最初の欄は経費科目にしません。まずカード会社、締日、引落日、引落口座を確認します。カード会社が同じでも複数の口座を使っているなら、口座ごとに分けて記入します。143件の一覧が、少数の支払グループへ変わる入口です。

引落日が一覧に出ていない場合は、空欄を推測で埋めません。カード会社の確認画面へ戻り、確認できた日と未確認の状態を分けて残します。推測で置いた日付は、残高見込みを誤らせるからです。

カード明細の見方を、引落日を軸に置き換えます。三つの引落日があるなら、それぞれを別の支出予定として扱い、同じ日に落ちるものだけをまとめます。

カード会社と口座を対応させる

引落日だけを見ても、どの預金が減るか分からなければ、資金繰り表の数字は動かせません。カードの名称、引落口座、確認できた支払日を一組で持ち、カード会社が複数ならカードごとに行を分けます。

確認欄には、次の三つを並べます。

• カード会社の名前と、どのカードの明細か

• 引落先として登録されている口座

• 利用明細や契約画面で確認した締日と支払日

国税庁のクレジットカード納付のQ&Aでも、カード会社ごとに支払日などが異なるため、利用明細で確認する説明があります。ただし、この資料が対象にしているのは国税の納付です。一般の経費支払いの日を、その説明だけで決めることはしません。実際のカード契約や利用明細に戻って確認します。

確定額と未確定額を分ける

カード会社と口座が分かっても、画面に出ている利用額をすべて確定支出として足すと、更新途中の情報まで資金繰り表へ入り込みます。支出予定に置く数字と、確認を待っている数字を同じ欄へ入れないことが必要です。

引落日ごとに、確定額、未確定額、確認担当を置きます。未確定額は、確認待ちとして残した事実が分かる状態にしておきます。数字が合わない理由が分からないまま、確定額へ寄せてはいけません。

この整理は経費の良し悪しを判断する作業ではありません。資金が出ていく可能性を、確定しているものと更新途中のものへ分ける作業です。そこを守ると、口座残高の見込みを読むときに、確定支出と確認待ちが混ざりません。

資金繰り表の支出予定へ戻す

中小企業基盤整備機構のJ-Net21は、資金繰り表の支出項目と、表を更新して使う観点を紹介しています。この整理でも、経費科目ごとの集計を先に完成させるより、引落日ごとの支出予定へ戻すほうが、資金繰りの目的に合います。

作業は、次の順番にすると迷いにくくなります。

1. 引落日ごとに、確定額と未確定額を分けて記入する。

2. 確定額を、実際に引き落とされる口座の支出予定へ置く。

3. 未確定額に確認担当を付け、更新時に確定額へ移す。

三つの引落日がある月なら、三つの行を支払予定の器にします。同じ引落日でも口座が異なる場合は、口座ごとに行を分けます。カードの利用先を細かく分類した表が別にあっても、資金繰り表へ戻す段階では、資金繰り表の支出予定として日と口座を優先します。

この段階で、支払後に残る金額まで予測しようとしなくて構いません。まずは、いつ、どの口座から、どの程度の支出が出るかを同じ見方で並べます。入金予定や他の支払いと照合するときの土台ができます。

証憑確認は別の作業にする

資金繰り表へ戻す作業と、税務上どの書類を保存し、個別取引をどう判断するかは目的が違います。カード明細を引落予定へ整理できたからといって、税務上の確認まで終わったことにはなりません。

明細だけで税務判断を完結しない

国税庁は、クレジットカード会社からの請求明細書について、税務上の位置付けを説明しています。ここで必要なのは、カード会社の請求明細書を確認した事実と、個々の取引について保存・判断すべき資料を分けて考えることです。

請求明細だけで個別の税務判断を済ませる書き方はしません。取引内容や保存要件の確認が必要な場合は、税理士などの専門家へ確認を回します。資金繰り表の更新と、税務の確認先を同じ欄に押し込まないことが、後の見直しを楽にします。

予定表と帳簿を別目的で更新する

予定表は、引落日に現金が動く見込みを管理するものです。帳簿や証憑の確認は、取引の内容と税務上の扱いを整理するものです。片方を更新したから、もう片方まで済んだとは扱いません。

実務では、引落予定の確認欄と、税務確認が必要な取引の欄を分けます。社長が見たい資金の動きと、専門家へ渡す確認事項が同じ画面で混線しなければ、明細の件数が増えたときも作業の入口を見失いにくくなります。

次回更新の担当を決める

この一覧は、引落日を一度確定させて終わりではありません。更新途中の利用分が確定額へ移るとき、誰がどの画面を見て、どの欄を書き換えるかが決まっていなければ、表はすぐに古くなります。

担当者に渡す行動は、長い説明にしなくて大丈夫です。「カード会社ごとの明細を確認し、引落日・引落口座・確定額の差分を更新する」と一行にします。未確定額が残った場合は、確認待ちのままにした理由も短く記録します。

今日やるのは、143件をすべて分類することではありません。カード会社と引落口座を対応させ、三つの引落日それぞれへ、確定額・未確定額・確認担当を一行で置くことです。そうすれば、カード明細は眺めるだけの一覧から、資金繰り表へ接続する支払予定になります。税務上の保存や個別判断は、その表とは分けて確認します。

■ 銀行員には言えない資金繰り改善チェックを使ってください

ファクタリングや追加借入を考える前に、資金繰り改善の見落としを確認できるPDFを用意しました。

「銀行員には言えない 資金繰り改善・秘密のチェックリスト7選」です。

銀行に相談しづらい状態でも、先に何を並べ、何を説明できるようにするかを確認できます。

下のPDFをダウンロードして、今の状況を見ながらチェックしてください。

▼ 銀行員には言えない 資金繰り改善・秘密のチェックリスト7選 / PDF版

■ より詳しい診断をご希望の方へ

預金残高、入金予定、支払い予定、借入返済、ファクタリング利用状況を見ながら、今月だけの不足なのか、翌月も続く不足なのかを一緒に分けます。↓

■ 関連記事

このマガジンでは、
今後のあなたの取るべき行動につながる詳細を
1本ずつ深掘りした記事を公開していきます。
マガジンのフォローを忘れずにお願いします。

■ 初めての方へ