思考停止した組織ほど、「ルールですから」が増えていく。

ある契約を進めようとしたときのことだ。

まず、「この会社と契約してよいか」という申請を出し、上まで決裁を取る。ところが、それが終わったあと、今度は「その契約書に印鑑を押してよいか」という別の申請が必要だという。

最初に聞いたとき、意味がよく分からなかった。

契約してよいと承認したのだから、その後の手続きまで一度で終わらせればいいのではないか。

私はこういうことが気になるので、これまでも何度か上に意見を出してきた。

「この手続き、本当に二回必要なんでしょうか」

ところが、担当する側から返ってくるのは、

「昔からそう決まっていますから」

だったりする。

それ相応の理由があるなら、もちろん構わない。不正を防ぐためなのか、法的な理由なのか、二重に確認しなければならない重大なリスクがあるのか。それを説明してもらって、必要だと納得できるなら守ればいい。

私が疑問なのは、なぜ必要なのかを説明することもなく、「決まりだから」で思考が止まってしまうことだ。

ルールというのは、本来、何かをうまく進めるために考えて作られたもののはずだ。

ところが時間がたつと、そのルールが「考えなくていい理由」に変わることがある。

「決まりですから」
「前からこうですから」
「この手順になっていますから」

そう言えば、自分で改めて考える必要はなくなる。

しかし、仕事には相手がいる。

こちらが内部で申請を回している間にも、相手は待っている。手続きが遅れれば、契約そのものが流れることもある。他社に先を越されることだってある。

それでも、

「社内ルールに則って、正しく手続きをしました」

だけで終わってしまったら、何かがおかしい。

そもそも仕事の目的は、社内のルールに則って、手続きを完璧にこなすことだったのだろうか。

違うはずだ。

必要な確認をしたうえで仕事を進め、成果につなげる。そのためにルールや手続きがある。

もちろん、何でも簡略化すればいいとは思わない。

安全、公平、不正防止など、効率より優先すべきものもある。確認が必要なら二重でも三重でも確認すればいい。

ただ、そのときにも、

「なぜ、この手続きが必要なのか」

は説明できた方がいい。

時代が変わる。システムが変わる。人員も仕事のスピードも変わる。

ならば、目的は守りながら、やり方を変えることはできる。

二段階だったものを一段階にできるかもしれない。人が確認していたものをシステムで確認できるかもしれない。

必要なら守る。今の状況に合わなければ変える。役割を終えたならなくす。

ところが、その一方で、

「人手が足りない」
「残業を減らしたい」
「生産性を上げたい」

という話が出てくる。

それなら、人を増やす前に、今ある仕事のやり方を一度疑ってみてもいい。

そして最近、もう一つ思うことがある。

ルールを守る能力と、ルールを運用する能力は違う。

決められた手続きを正確にこなすことは必要だ。

しかし、それだけなら、

「規定ではこうなっています」

で仕事はできる。

もう一段難しいのは、

「この規定は何を守るためにあるのか」

まで理解して仕事をすることだ。

目的が分かっていれば、環境が変わったときに考えられる。

このまま残すべきなのか。

目的は残しながら、やり方を変えられないか。

そもそも、もう役割を終えていないか。

そこには判断が必要になる。

そして、ルールを変えるなら、その判断に対する責任も生まれる。

だからこそ、「昔からこうです」「決まりですから」の方が楽なのかもしれない。

考えなくていい。

判断しなくていい。

変えた理由を説明する必要もない。

でも、それを繰り返しているうちに、仕事の環境だけが変わり、手続きだけが昔のまま残っていく。

私は、組織の生産性を左右するのは、ルールが多いか少ないかではないと思う。

厳しいか、緩いかでもない。

ルールの向こう側にある目的まで見て、必要ならそのやり方を変えられる人が、組織の中にどれだけいるか。

そこなのだと思う。

「ルールですから」で仕事を終えるのか。

「そもそも、何のためのルールなのか」から考えるのか。

ルールは、考える代わりにあるものではない。

考えたうえで、仕事をより良く進めるために使うものだ。