「最後は管理者」が多すぎる。介護施設の管理者へ何度も戻ってくる仕事7選
介護記録に、
「傾眠傾向」
と書いてある。
それを見た管理者が、
「何時頃から？」
「声かけには反応した？」
と職員に聞く。
別の日には、
「本人希望により中止」
という記録を見て、
「本人は何て言った？」
と聞く。
事故報告には、
原因：職員の注意不足
対策：今後は気をつける
と書いてある。
そこで管理者が、
「注意不足だけで終わっていい？」
「次から何を変える？」
と考え始める。
Threadsでこうした投稿を書いていると、
多くの方に読んでいただく投稿があります。
おそらく、
「あ、これ自分もやっている」
と思う場面があるからだと思います。
どれも、一回なら数分で終わる仕事です。
職員に聞けばいい。
少し文章を直せばいい。
その場で教えればいい。
管理者ならできることも多い。
だから忙しいと、
「もう自分でやった方が早い」
となります。
でも、少し気になりませんか。
その記録を最初に書いたのは、管理者ではありません。
事故を最初に報告したのも、管理者ではありません。
家族への文章を書いたのも、管理者ではありません。
それなのに、
なぜ最後はいつも管理者が完成させているのでしょうか。
この記事では、
介護施設で「最後は管理者」になりやすい仕事を7つ
挙げてみます。
いくつ自分の施設にあるか、数えながら読んでみてください。
1．「これ主観じゃない？」と記録を戻す
たとえば、
15時、おやつ拒否。怒る。
という介護記録。
書いた職員は、その場を見ています。
だから本人の中には、
何があったか分かっています。
でも、管理者が読むと気になる。
「拒否って、本人は何て言った？」
「怒るって、どんな様子？」
「声をかけたあと、どうなった？」
聞いてみると、
「おやつを出したら『いらん』と言われました」
「もう一度声をかけると、大きな声で『いらんって』と言われました」
と具体的な事実が出てくる。
そこで管理者が、
記録として残せる文章へ直す。
「不穏あり」
「特変なし」
「問題なし」
「食事拒否」
「本人希望により中止」
「傾眠傾向」
こうした言葉も同じです。
管理者だから、
「これだけでは分からない」
と気づける。
そして、
管理者が気づいて、管理者が聞いて、管理者が完成させる。
これが毎日繰り返されます。
2．事故報告を「それで、何時だった？」から始める
事故が起きる。
利用者さんの状態を確認する。
必要な対応をする。
職員から状況を聞く。
家族へ連絡する。
ようやく少し落ち着いて、事故報告を見る。
すると、
「発見したの何時？」
「誰が見た？」
「これは実際に見たこと？」
「そのあと何をした？」
管理者の聞き取りが、もう一度始まります。
職員が知らないとは限りません。
聞けば答えられることも多い。
ただ、
報告書の中に残っていない。
だから一度現場にあった情報を、
管理者がもう一度集めます。
3．「原因：注意不足」の続きを管理者が考える
事故報告を見ると、
原因：職員の注意不足
そして、
再発防止：今後は十分注意する
と書かれている。
ここから管理者の仕事が始まります。
「なぜ注意できなかった？」
本人の状態は？
環境は？
職員配置は？
そのとき別の対応をしていなかったか？
支援方法を変えられないか？
そして最後には、
再発防止策まで一緒に考える。
もちろん、
事故の原因や今後の対応を判断するのは、人がやる大切な仕事です。
でも、
その判断をするための材料まで、
事故のたびに管理者が一から集める必要があるでしょうか。
4．「これ、ご家族に送って大丈夫ですか？」で文章が戻る
職員が家族への文章を書く。
そして、
「管理者さん、送る前に見てもらえますか？」
と持ってくる。
読んでみる。
事実は間違っていない。
でも、
「これだと少し冷たく見えるな」
「その後どうなったかも必要だな」
「これだけだと不安にさせそうだな」
と気になる。
一文直す。
説明を足す。
順番を変える。
気づけば、
ほとんど管理者が文章を作り直している。
家族へ伝えてよい内容かを判断することと、
最初から最後まで文章を作ること。
これも分けられる仕事かもしれません。
5．「管理者さん、これどう書けばいいですか？」に答える
記録を書いている職員から、
「これどう書けばいいですか？」
事故報告を書いている職員から、
「ここって何を書けばいいですか？」
家族への文章を作った職員から、
「この表現で大丈夫ですか？」
管理者なら答えられます。
一回なら数分です。
だから答える。
すると次も、
管理者に聞くのが一番早くなります。
そして少しずつ、
迷ったら管理者
が施設の中に出来上がります。
管理者が何でも答えられることと、
何でも管理者に聞かないと進まないこと。
これは同じではありません。
6．新人が入るたび、同じ赤ペンを入れる
新しい職員が入る。
記録を書いてもらう。
当然、最初は分からないことがあります。
だから管理者が教えます。
「“拒否”だけじゃなくて、本人の言葉も書いてください」
「ここは時間も入れてください」
「事実と推測は分けてください」
何度か添削すると、少しずつ書けるようになる。
そして数か月後。
また新人が入る。
管理者は、
また同じ説明から始めます。
新人教育は必要です。
でも新人が入るたび、
管理者まで「教育の1日目」に戻る必要があるでしょうか。
7．マニュアルを作ったのに、また管理者へ聞きに来る
そこで、
「ちゃんとルールを作ろう」
となります。
記録の書き方。
事故報告の考え方。
家族連絡の注意点。
管理者が時間を使って資料を作る。
ところが、しばらくすると、
「管理者さん、これどうするんでしたっけ？」
と聞かれる。
管理者は、
「それ、マニュアルに書いてあるんだけどな」
と思いながら説明する。
つまり今度は、
管理者を楽にするために作った仕組みを、管理者自身が維持する仕事
が増えてしまいます。
いくつありましたか？
ここまで7つ挙げました。
「これ主観じゃない？」と記録を戻す
「それで、何時だった？」と事故報告を聞き直す
「原因：注意不足」の続きを考える
家族への文章を最後に直す
「これどう書けばいい？」に答える
新人が入るたび同じことを教える
マニュアルにあることをまた説明する
もし一つでも、
「これ、うちにもあるな」
と思ったものがあれば、
少しだけ仕事の流れを見てみてください。
7つは違う仕事に見えて、流れはよく似ています
介護記録。
事故報告。
家族連絡。
職員からの質問。
新人教育。
一見すると、全部違う仕事です。
でも管理者側から見ると、
同じ流れがありませんか。
職員が途中までやる
↓
少し足りない
具体性がない。
情報が足りない。
書き方が分からない。
どう考えればいいか分からない。
↓
管理者へ来る
↓
管理者が聞く。
直す。
教える。
整理する。
↓
管理者が完成させる
一回なら数分です。
だから見えにくい。
でも、
記録でも起きる。
事故報告でも起きる。
家族連絡でも起きる。
別の職員でも起きる。
新人が入ればまた起きる。
こうして、
「最後は管理者」が少しずつ積み上がります。
では、どんな状態ならいいのでしょうか
たとえば、
介護記録に「傾眠傾向」
と書かれたとします。
今なら、
職員
「傾眠傾向」
↓
管理者
「何時頃から？」
「声かけには反応した？」
↓
職員
思い出して答える
↓
管理者
記録を確認・修正する
という流れになっているかもしれません。
これを、
職員
「傾眠傾向」
↓
管理者へ出す前に、
「何時頃からですか？」
「声かけへの反応はありましたか？」
「その後どのように対応しましたか？」
と確認される。
↓
職員が事実を追加する。
↓
施設で決めている記録の基準に沿って整理される。
↓
管理者へ届く。
管理者はそこで、
「事実と違っていないか」
「記録として問題ないか」
を確認する。
こうなれば、
管理者の仕事がゼロになるわけではありません。
でも、
仕事を始める場所が変わります。
事故報告でも同じです
たとえば、
原因：職員の注意不足
対策：今後は気をつける
と書かれている。
これを見てから管理者が、
「本人の状態は？」
「環境は？」
「職員配置は？」
「支援方法は？」
と全部出すのではなく、
管理者へ届く前に、
本人
環境
職員配置
支援方法
といった視点から一度整理する。
そのうえで、
管理者が、
「今回、本当に関係しているのはどこだろう」
と考える。
原因を決めるのはAIではありません。
最終的に判断するのは人です。
でも、
判断するための入口まで、管理者が毎回一から作る必要はありません。
私が変えたいのは「管理者の判断」ではなく、その手前です
介護施設の管理者には、
管理者にしかできない仕事があります。
利用者さんにとって何がいいか考える。
事実を確認する。
事故の原因を判断する。
家族へ何を伝えるか決める。
職員と話す。
こうした仕事までなくす必要はありません。
変えられるかもしれないのは、
その判断をする前に、管理者が毎回やっている仕事です。
職員の頭の中から事実を聞き出す。
バラバラな情報を並べ直す。
曖昧な文章を具体化する。
文章を最初から作り直す。
同じ書き方を何度も説明する。
これらを先に整え、
管理者が「確認・判断」できるところまで仕事を持ってくる。
私は、そのためにAIを使えると考えています。
AIに仕事を任せたいわけではありません
ここは誤解されやすいところなので、書いておきます。
AIに、
「この事故の原因を決めて」
と任せたいわけではありません。
利用者さんについて、
AIに勝手に判断してほしいわけでもありません。
たとえば介護記録なら、
職員が持っている事実を整理する。
曖昧な表現があれば具体的な事実を確認する。
施設で決めた書き方に沿って文章の土台を作る。
事故報告なら、
起きたことを時系列に整理する。
不足している情報を確認する。
原因を考えるための視点を出す。
そして、
最後は人が確認する。
AIに詳しい管理者になることが目的ではありません。
目指しているのは、
「書く・直す・何度も教える」から、「確認する・判断する」へ。
管理者の仕事を、少しずつそこへ近づけることです。
たとえば、こんな流れを施設の中に作る
介護記録なら、
職員が事実を入力する
↓
足りない事実を確認する
↓
施設の記録ルールに沿って整理する
↓
職員自身でも内容を確認する
↓
管理者には確認できる状態で届く
事故報告なら、
職員が分かっている事実を入力する
↓
不足情報を確認する
↓
時系列を整理する
↓
原因を考える視点を整理する
↓
管理者が確認・判断する
家族連絡なら、
何があったか・どう対応したか・今どうしているかを入力する
↓
施設の伝え方に沿って文章の土台を作る
↓
管理者が事実と伝えてよい内容を確認する
こういう形です。
ここまでなら、自分でも作れます
ChatGPTなどを使って、
一つずつ指示を作る。
施設の記録ルールを整理する。
事故報告で確認したい項目を決める。
家族連絡の書き方をまとめる。
職員向けの使い方を作る。
AIに入れてよい情報や、最終確認のルールも決める。
一つずつ作っていけば、
自分の施設に合ったものを作ることはできます。
ただ、
ここで一つ問題があります。
管理者の仕事を変えるための準備まで、管理者が一から作るのか
これなんです。
この記事を読んで、
「確かに、記録が管理者へ戻ってくる前に確認できたらいいな」
と思う。
そして翌日、
管理者がChatGPTを開いて、
「じゃあ、どんな指示を書けばいいんだろう」
から始める。
記録用を作る。
事故報告用を作る。
家族連絡用を作る。
施設のルールをどう渡すか考える。
職員へどう説明するか考える。
安全に使うためのルールも作る。
これでは、
管理者の仕事を楽にする仕組みを作ること自体が、また管理者の新しい仕事になります。
だから私は、
そこを一から作らなくていいようにしました。
「最後は管理者」を一つずつ変えるための実務パックを作りました
私が作った、
「介護管理者の仕事を減らす実務パック」
には、
単に「介護で使えるAIプロンプト」を並べているわけではありません。
目指しているのは、
管理者へ戻ってくる前に、仕事がある程度整う流れを施設の中に作ることです。
たとえば、
「これ主観じゃない？」で戻ってこない
介護記録。
職員が事実を出し、
曖昧な表現を具体化し、
施設の記録ルールに沿って文章の土台を作る。
管理者は、
文章を一から作り直すところではなく、確認するところから始める。
「原因：注意不足」で戻ってこない
事故報告。
起きた事実を整理し、
不足情報を確認し、
時系列を整え、
原因を考えるための視点を出す。
管理者は、
「なぜ？」を一から全部出すところではなく、原因と対策を判断するところから始める。
「これ家族に送って大丈夫？」で戻ってこない
家族連絡。
職員が事実と対応を出し、
施設の考え方に沿って文章の土台を作る。
管理者は、
文章を一から書き直すのではなく、内容を確認する。
「また白紙から」で始めない
ケア設計。
すでに施設にある情報を整理し、
考えるための材料をそろえる。
管理者は、
白紙の画面から考えるのではなく、整理された情報を見ながら判断する。
「これどう書けばいいですか？」を管理者だけが受けない
職員への共有。
管理者がいつも説明している施設の基準を整理し、
職員が必要なときに確認できる形にする。
それでも判断が必要なものを、
管理者へ相談する。
この5つを、
施設のルール
AIへの指示
職員への共有
人が確認するポイント
まで含めて、実際に始められる形にまとめています。
こんな管理者に使ってほしいと思っています
AIが好きだから、ではありません。
最新のツールを使いたいから、でもありません。
仕事をしていて、
「これ、前にも聞いたな」
と思う。
記録を見て、
「またこれ直すのか」
と思う。
事故報告を見て、
「ここから原因を考えるのか」
と思う。
帰ろうとしたところで、
「管理者さん、これだけ見てもらえますか？」
と呼ばれる。
そして結局、
「自分でやった方が早い」
と引き取っている。
そんな仕事が一つでもある管理者です。
最初は、一つ変われば十分です
全部を一気に変える必要はありません。
介護記録だけでもいい。
事故報告だけでもいい。
家族連絡だけでもいい。
まず一つ、
「また管理者に戻ってきた」
と思った仕事から始める。
その仕事が、
職員が途中までやる
→ 管理者が完成させる
から、
職員が事実を出す
→ 必要な情報が整う
→ 管理者が確認・判断する
に変わる。
それだけでも、
管理者の一日は少し変わると思っています。
自分で一から作らなくていいように
「介護管理者の仕事を減らす実務パック」は、
9,980円です。
もちろん、
ここまで書いた考え方をもとに、自分で一つずつ作っていくこともできます。
それも一つの方法です。
このパックは、
自分でも作れる。
でも、自分で一から作らなくていい。
そのために作りました。
記録。
事故報告。
家族連絡。
ケア設計。
職員への共有。
管理者を楽にする仕組みを作るために、
また管理者が何時間も準備する。
そこから始めなくていいように、
実務で使うところまでまとめています。
もし今日、
「傾眠傾向って、何時頃から？」
と聞き直した。
「本人希望って、本人は何て言った？」
と確認した。
「原因：注意不足だけで終わっていい？」
と事故報告を考え直した。
そんな仕事が一つでもあったなら、
次は、
その仕事が管理者へ戻ってくる前に、どこまで整えられるか
を考えてみてください。
その仕組みを一から作らず始めたい方へ、
実務パックを用意しています。
▶ 「介護管理者の仕事を減らす実務パック」を見る
