介護管理者の仕事を減らすAI活用実務パック

管理者が「直す・教える」を減らすために

職員が書いた介護記録を確認する。

「この表現だと少し分かりにくいな」

「もう少し客観的に書いてほしいな」

「前にも同じことを伝えたんだけどな」

そう思いながら、少し直す。

事故報告が上がってくれば、

事実が足りているか確認する。

原因や再発防止策が曖昧なら、もう一度聞く。

家族への連絡文なら、

この言い方で大丈夫か確認する。

必要なら書き直す。

一件だけなら、数分かもしれません。

でも、それが何人分も続きます。

そして翌日には、また似た記録が上がってきます。

マニュアルを作ったことがある方もいると思います。

研修をしたことがある方もいると思います。

「次からはこう書いてください」

と何度も伝えてきた方もいると思います。

それでも、見る人は見るし、見ない人は見ない。

結局最後には、

「もう自分で直した方が早い」

となってしまう。

たぶん、一番しんどいのは、

一回直すことではありません。

明日もまた、同じことを直すことです。

そんな毎日の

「直す・教える・また直す」

を減らすための実務パックを用意しました。

管理者の仕事を減らしたかった

私は大阪大学工学部を卒業し、現在は光を用いたがん治療を支援する医療AIの研究・開発にも取り組んでいます。

その一方で、介護分野の業務改善に関わる中で、ずっと感じていたことがあります。

便利な仕組みを用意しただけでは、現場の仕事は減らない。

ということです。

新しい仕組みを入れると、

誰が使うのか。

何を入力するのか。

どこまで任せるのか。

誰が確認するのか。

職員へどう説明するのか。

結局、決めることがたくさん出てきます。

そして、その準備や説明は管理者に集まりやすい。

仕事を減らすために新しいものを入れたのに、

そのためのマニュアルを作る。

職員へ説明する。

質問に答える。

運用を考える。

気づけば、また管理者の仕事が増えている。

それなら意味がありません。

だから今回は、

管理者が新しくできることを増やすより、今やっている仕事の中から何を減らせるか

を考えました。

できることを増やすより、やらなくていいことを増やす

介護施設の管理者には、もともとたくさんの仕事があります。

現場を見る。

職員を見る。

家族対応をする。

記録を確認する。

事故が起きれば対応する。

シフトに穴が開けば、現場に入ることもある。

そこにさらに、

「AIも勉強しましょう」

「職員全員に使い方を教えましょう」

「新しいルールを作りましょう」

と足していけば、

考えるだけでもえらいこっちゃです。

このパックでやりたいのは、その逆です。

自分で直していたこと。

自分で説明していたこと。

自分で一から作っていたこと。

そこから、一つずつ手を離していく。

まずは、そのために使ってほしいと思っています。

たとえば、介護記録

職員から、

というメモが上がってきたとします。

これを見ると、管理者としては気になります。

「“拒否”って書いて大丈夫かな」

「“怒る”って、どんな様子だったんだろう」

「もう少し客観的に書いた方がいいな」

「これだと後から見た人が分かりにくいな」

そして、上がってきた文章によっては自分で直す。

次に同じような記録が来たら、また直す。

職員へ、

「こういう時は、もう少し事実を書いてください」

と伝える。

でも数日後、また似たものが上がってくる。

これまでなら、そのばらつきを管理者が最後に吸収していました。

このパックでは、

施設で使いたい表現。

記録に残したい情報。

主観と事実の分け方。

管理者がいつも確認しているポイント。

こうしたものを、あらかじめAI側に持たせて使えるようになります。

職員は、現場で起きたことを伝える。

AIが、施設の考え方に沿って文章を整える。

管理者のところには、ある程度整った状態で上がってくる。

すると、

毎回ゼロから直すところから始めなくてよくなります。

「またこれ直すのか」が一つ減る。

同じ説明を一回しなくて済む。

まずは、それが大事なことだと思います。

事故報告でも、同じことが起きています

事故が起きたとき、管理者はすでに忙しいです。

利用者さんの状態を確認する。

必要なら受診を考える。

ご家族へ連絡する。

職員から状況を聞く。

そのあと、事故報告書を確認する。

すると、

時系列が分かりにくい。

事実と推測が混ざっている。

原因が「注意不足」で終わっている。

再発防止策が「今後気をつける」になっている。

そこでまた、

「これは事実？」

「ここは誰が確認した？」

「原因はそれだけ？」

「対策をもう少し具体的に考えよう」

と、一つずつ確認していく。

事故が起きるたびに、同じ整理の仕方を説明する。

これも積み重なると大きな仕事です。

そこで、このパックの出番です。

事故報告でいつも確認していることを、先にAIに見てもらいます。

職員が分かっている事実を入れる。

足りないところがあれば、確認すべき点を出してもらう。

時系列を整理してもらう。

事実と推測を分けてもらう。

ある程度整理された状態で、管理者が確認する。

そうすれば、

管理者が最初から全部ほぐす必要がありません。

事故が起きたときこそ、

文章を直すことより、

利用者さんの状態や原因、次の対応を考えることに時間を使いたい。

そのために、前段の整理を減らしていきます。

家族への連絡も、最初の一文から一緒に考えなくていい

家族への連絡も、管理者が最後に文章のばらつきを吸収しやすい仕事です。

普段の様子ならまだしも、

体調が変わった。

事故があった。

少し伝えにくいことがある。

何かお願いしなければならない。

そんな時ほど、言葉選びに気を遣います。

職員が作った文章を見て、

「少し冷たく見えるな」

「これだと状況が分かりにくいな」

「この言い方は変えた方がいいな」

と直す。

そしてまた、

「家族への連絡はこういう書き方にしてください」

と説明する。

ここでも毎回、管理者が最初から一緒に文章を考えています。

このパックでは

施設として家族連絡で大切にしたいこと。

伝える順番。

言葉のトーン。

必要な情報。

そうしたものを反映させながら使えるようにしています。

職員が起きたことを伝える。

AIが文章を整える。

管理者は、その内容を確認する。

最初の一文から毎回一緒に考えなくてもよくなります。

それだけでも、かなり違います。

管理者が最後に全部吸収しなくていいようにする

介護記録。

事故報告。

家族への連絡。

形は違っても、起きていることはよく似ています。

職員ごとに書き方が違う。

理解の仕方も違う。

経験も違う。

だから最後は管理者が確認して、直して、説明する。

そしてまた次の日、同じことが起きる。

このパックでは、

その「最後は管理者が何とかする」状態を少しずつ減らしていきます。

日常記録だけではありません。

ケア設計。

職員への共有。

施設で使う時のルール。

個人情報の扱い。

AIをどこまで使うか。

誰が確認するか。

そのたびに管理者が一から考えなくていいように、実務で必要になるものをまとめています。

一つ仕事が減れば、その時間は自分のもの

一つひとつは、小さな仕事です。

記録を少し直す。

一文書き直す。

一回説明する。

事故報告を整理する。

数分ずつかもしれません。

でも、それが毎日あります。

何人分もあります。

その一つが減れば、その分だけ時間が戻ってきます。

少し早く帰ってもいい。

たまには休んでもいい。

今まで後回しにしていたことに使ってもいい。

このパックで取り戻した時間をあなたならどう使いますか？

それでも、最後に見るのは人です

介護記録なら、

本当にその事実があったのか。

書かれていないことが勝手に足されていないか。

事故報告なら、

原因をどう考えるのか。

どんな対策が必要なのか。

家族への連絡なら、

この内容を本当に伝えてよいのか。

最後に見るところは残ります。

ただ、

そこへ行くまでに管理者がやっていた

文章を整える。

書き方を直す。

同じことを説明する。

不足を一つずつ聞き直す。

その部分は、もっと減らせます。

管理者が見るべきところまで手放すのではなく、

見る前の仕事を減らす。

この使い方が、介護現場には合っていると思っています。

こんな毎日に心当たりがある方へ

職員の記録を見るたびに、

「またこれ直すのか」

と思う。

前にも伝えたことを、また説明している。

マニュアルを作ったけれど、あまり読まれていない。

研修をしたけれど、結局人によって書き方が違う。

新しい職員が入るたびに、また一から説明している。

そして最後には、

「もう自分でやった方が早い」

となってしまう。

そんな毎日を少し変えるために、このパックを作りました。

最初は、一つだけで大丈夫です

施設全体を変える必要はありません。

職員全員に使ってもらう必要もありません。

まず、

一番繰り返したくない仕事を一つ選んでください。

介護記録の修正でもいい。

家族連絡でもいい。

事故報告でもいい。

そこで一度、

今までなら管理者が直していたものを、

施設のルールを反映したAIで整えてみる。

そして管理者は確認する。

その日、

「またこれ直すのか」が一回減った。

同じ説明を一回しなくて済んだ。

それだけでも、このパックを使う意味はあります。

増えた能力ではなく、

減った修正。
減った説明。
減った仕事。

そこから効果を感じてほしいと思っています。

必要なものは、一つにまとめました

このパックには、

AIを使った日常記録、家族連絡、事故報告、ケア設計で使える実務の指示の作り方や

施設の考え方やルールを反映させながら使うためのAIの土台。

職員へ共有しやすくなる広げ方。

施設内で決めておきたい使い方や注意点。

をまとめています。

購入したら、まずは今いちばん

「またこれか」

と思っている仕事から使ってみてください。

介護記録でもいい。

家族連絡でもいい。

事故報告でもいい。

一つ使ってみて、

「これなら毎回、自分で直さなくてもよさそうだ」

と思えたら、次の仕事へ。

そんなふうに、１歩ずつ進めていってもらえたら。

介護管理者の仕事を減らすAI活用実務パック

販売価格：9,980円

明日もまた同じことを直す。

前にも伝えたことを、また説明する。

そんな仕事を一つずつ手放していくために作りました。

まずは、今いちばん繰り返したくない仕事から始めてみてください。