【組織のAI活用#204】組織のAI活用において、業務の整理・再構築が多くを占める前提をもつと進みやすくなる

こんにちは！寺田です。

現在は、デジタル関連会社のAI推進者などのAI活用者のコミュニティである「AI Digital Community (ADC)」の代表理事や、顧客事業の「×AI化」をサポートするFURIKAKE Partners(株)と組織のAI活用を支援するプロダクトを提供するAI Portalize(株)の代表取締役を務めており、様々な側面から組織のAI活用をサポートしています！

AI導入の伴走支援をさせていただくなかで、現場のメンバーと、具体的なAI活用や業務への組み込みについて議論することも多いです。
その際に、AI活用というところから話がスタートすることもあり、多くの方が、AIをどう使うか、どのように使うのかなどの点ばかりに思考が寄ってしまうケースがあります。

ということで、今回は組織のAI活用において、ワークフローや業務の整理・再構築の作業が、AI化の全体の多くを占めるよ、という前提について書いていこうと思います。

現場におけるAI導入検討の傾向

AIを活用した業務効率化や、ワークフローのAI化や再構築を行う上で、まず認識しておくべき重要なポイントがあります。
それは、いきなりAIを使って何かをするよりも前に、その前段階の作業が非常に重くなるということです。

もちろんケースにはよりますが、私の体感では、AI化のプロジェクト全体の5割から7割は、既存業務の整理や再設計（データの整理なども含めて）やデータの整理に費やされているという印象です。

たとえば、こんなイメージです。

• 既存の業務フローやドキュメントの整理

• データの構造化やファイルの格納先の統合

• AI前提での業務プロセスの詳細な見直しと構造の最適化

つまり、AIを動かす前の土台となる部分を整えるこういった作業が、プロセスの大部分を占めることになります。
また、結果的に、この準備工程がプロジェクトにおいて非常に重要になります。

もちろん、何をAIを活用して実現するのかによってくるので、一概にはいえません。
ナレッジなどを活用しないボット作成においては、こういった整理は少なくなったりしますが、多くの業務を効率化したり、最適化したりしようとしたものは、既存のデータを活用するケースが多い印象です。
もちろん、ナレッジを使わないものでも、どこでどのようなボットや、AIを活用して制作したツールやシステムなどを作るべきかに関しての業務整理や設計が重要になります。

既存業務フローの改革としてのAI化

このように、AI化とは、単なる便利なツールの導入ではありません。
既存の業務フローの改革、あるいは徹底した整理であると強く意識する必要があります。

ナレッジの活用や情報の引き継ぎを伴うワークフローを構築する場合、この整理の過程が成否を完全に分けます。
その結果、この業務整理と再構築がプロセス全体の大部分を占めることになります。

このように、AI化を進めるということは、既存の業務の整理や再設定業務である部分が多くを占めるという前提を踏まえていくことで、最初からAIを使い「何かうまくいかない」「ごちゃごちゃになって面倒そう・・」といったことを防ぎやすくなります。

もちろん、この既存業務の整理にもAI活用をする余地も多いにあります。
まずは「このあたりの作業大変だな」というリストから作成し、その中で１つ決めて、業務設計から行っていきましょう。
１つ出来ると、その先の見え方がよりクリアになってきます。

読んでいただきありがとうございました！
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ちなみに、組織におけるAIの推進についてまとめた本も出版させていただいております。もしよければご覧ください。