議事録をAIで30分→10分に｜40代非エンジニアの実測

会議そのものより、そのあとの議事録に時間を取られていませんか。私もそうでした。

40代・非エンジニアの会社員です。コードは書けません。その私が、1本30分かかっていた議事録を、10分で終えられるようになりました。

議事録を書く会議は週5回。1本20分の差が5回分で、私の場合は週100分ほどの計算です。

この記事は、議事録の後処理に時間を取られている非エンジニアの方向けです。使ったツール（PlaudとChatGPT）、つまずいた点、AIへの渡し方まで書きます。

■議事録は、会議そのものより時間を食っていました

私の場合、会議は1回あたり1時間。それが週に5回あります。

負担が大きいのは、会議そのものより、そのあとでした。終わってから議事録を作るのに、いつも30分ほどかかっていました。

しかもこの時間は、予定表のどこにも現れません。夕方の余白だけが削られていきます。私が最初に手をつけたのが、ここでした。

■最初につまずいたのは、話者の識別でした

ぶつかったのは、材料になる発言録が作れないという問題でした。

Teamsなどの会議ツールにも、議事録機能はあります。参加者全員がリモートなら、アカウントごとに誰の発言かを判別してくれて、十分に使えました。

つまずいたのは、リモートとリアルが混ざるハイブリッド開催です。私の環境では、会議室に複数人が集まると、その場の発言を誰のものか識別できませんでした。

誰が決めて、誰が提案しただけなのかが分からないと、議事録の材料になりません。

そこで個人的に使い始めたのが、Plaudです。専用の録音機器とソフトウェアがセットになっていて、音声データから話者を識別して発言録を起こせます。

私の場合は、これで解消できました。ツールの優劣ではなく、自分の環境に合っていたという話です。

■私がやっているのは、この3ステップです

話者つきの発言録さえ用意できれば、あとはシンプルです。手順は、次の3つです。

■1. 会議中は、清書のためのメモを取らない

まず変えたのは、会議中の自分の役割です。記録は仕組みの側に寄せ、私はPlaudに録音を任せて、聞くことに専念しています。

「あとで議事録にするためのきれいなメモ」を書こうとすると、手を動かすほうに意識が向きます。

メモは、気になった点の断片で構いません。「あとで清書する前提」を手放すのが目的です。

■2. AIには「要約して」と言わない

ここが、この記事の核です。

私が使っているのはChatGPTです。会社で最初に導入された生成AIがChatGPTで、それ以来いろいろな仕事をこれで進めています。

発言録を渡して「要約してください」と頼むと、返ってくるのは話し合いのあらすじです。読み物としては悪くありません。

ただ、それを配ると「で、自分は何をすればいいのか」が伝わりにくいままです。必要なのは、次の4項目です。

1. 決定事項

2. 担当者つきのToDo

3. 期限

4. 次回への持ち越し論点

そこで、出力の型を先に指定します。

「この発言録から、決定事項・担当者つきのToDo・期限・次回への持ち越し論点の4項目だけを箇条書きで出してください」

コツは「4項目だけ」と絞ることです。前置きや感想が減って、そのまま配れる形に近づきます。

そのうえで、もうひとつ添えているのが、会議の目的と「誰の発言を中心に整理してほしいか」です。

発言録には、雑談も言い直しも全部入っています。何も言わずに渡すと、決裁者の一言と、その場の思いつきが同じ重さで並びます。

そこで私は、4項目の指示の前に次の2つを書き添えます。

1. この会議は何を決めるための場だったか

2. 誰の発言を軸に整理してほしいか（決裁者、依頼元など）

たとえば「この会議は◯◯の進め方を決める場でした。△△さんの発言を中心に、抜けがないように整理してください」と書きます。

話者が識別できているからこそ、この指定が効きます。私の場合、重要な人の発言を取りこぼさずに済むようになりました。

10分で終わるようになったのは、この一手間で書き直しが減ったからだと感じています。

■3. 最後は、自分で確かめる

AIの出力は、固有名詞や数字を取り違えることがあります。「検討する」と「決定した」の差も、落ちることがあります。

配る前に、自分で読み返します。特に人名・社名・日付・金額・担当者は、目で確認します。

責任を持つのは、人の側です。ここを省くと、時短どころか手戻りになりかねません。

■手順より先に、確認しておきたいことが2つあります

ここまでは、私の環境で成り立っている話です。試す前に、2つだけ確認をお願いします。

1つ目は、社内ルールの確認が先だということです。

私が使っているPlaudは、会社の備品ではなく個人で用意した録音機器です。だからこそ、ここは慎重になったほうがよいと考えています。

確認したい点は3つです。会議を録音してよいか。その音声を社外のサービスに預けてよいか。会議の内容をChatGPTのような外部サービスに入力してよいか。扱いは会社ごとに違います。

取引先の情報や個人情報が出る会議なら、なおさらです。私物の機器を持ち込むなら、参加者への説明と合意も欠かせません。黙って録音すれば、時短以前の問題になります。

まず情報システム部門や上長に確認してください。

2つ目は、AIの出力をそのまま配らないことです。

固有名詞や数字は、もっともらしい形で間違って出てくることがあります。しかも、間違っている部分ほど自然な日本語に見えることがあります。

議事録は、あとから「言った言わない」の証拠になる文書です。人の確認を挟まないまま配るのは避けたほうがよい、と考えています。

■結果、1本30分が10分になりました

この形に変えて、議事録1本にかかる時間は30分から10分になりました。差は20分です。

会議は週に5回なので、20分×5回で週100分。おおよそ1時間40分です。

ただし、この結果がそのまま当てはまるとは思っていません。会議の性質も参加人数も、職場ごとに違います。

あくまで「私の場合の目安」として読んでください。

■浮いた100分を、何に使っているか

時短そのものが目的ではありません。浮いた時間をどこに回せるかです。

ひとつは、ほかの仕事です。夕方に「まだ議事録が残っている」と思わずに済むのは大きいです。

もうひとつは、次の会議の準備です。以前は前の会議の議事録に追われて、次の資料を直前に開くこともありました。

いまは論点を整理してから会議に入れます。準備を丁寧にできるようになったことが、いちばん大きい変化かもしれません。

■明日から試すなら、ここだけ

次の1本の会議で、これだけ試してみてください。

AIに渡すとき、「会議の目的」と「誰の発言を中心に整理してほしいか」を先に伝える。そのうえで、決定事項・担当者つきのToDo・期限・持ち越し論点の4項目だけを出させる。

あとは、配る前に固有名詞と数字を自分の目で確認するだけです。

そして、その前に社内ルールの確認をお願いします。順番を逆にしないことが近道だと思います。

■おわりに

前回の自己紹介で、数字は実測だけを書く、失敗も隠さない、体験していないことは書かないと約束しました。この記事で測ったのは、1本30分が10分になったことと、会議が週5回あることの2つです。週100分は、そこからの計算です。

次は家庭側の話です。夏休みの献立をAIに任せてみた話を書く予定です。

このアカウントが何者か、なぜAIを使い始めたのかは、自己紹介の記事に書いています。はじめての方は、こちらからどうぞ。

https://note.com/teppei_42/n/n2833a22c84f9

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