非営利団体の裏側から（8）ー非営利団体向け「ITサービスの割引・優待」を知っていますか？

はじめに

「このサービスを使えば、仕事が楽になるかもしれない」

そう思って料金を確認したものの、人数分のライセンス料を計算しみたら…思いのほか高額になることが分かり、導入を諦める💸

予算主義の非営利団体においては、そんなことも少なくないと思います。

しかし、ITサービスの中には、非営利団体向けの無償提供や割引制度を用意しているものが、意外にたくさんあります。

そして、
この制度の価値は、単に利用料を安くできることだけではありません。

うまく活用すれば、職員が新しい道具に触れ、自主的に使い方を身につけていく環境をつくることもできます。
つまり、単なるコストでなく、組織を強くするための投資にもなり得ます。

今回は、私自身の経験も交えながら、非営利団体向けIT優待の可能性について考えてみます。

活動を支えるサービスを、割引価格で利用する

社会的に有益な活動を行う非営利団体を支えるため、IT関連会社は、自社のサービスや製品について、優待価格や無償提供していることがあります。

種類としては、通常より安い料金で利用できるもの、一部のプランが無償になるもの、広告費などの支援を受けられるもの、などが挙げられます。

実際に、自分の職場でも、以下のようなサービスで、非営利団体向けの優待価格や無償での利用をさせていただいています。

【優待価格】

• Microsoft 365　（80%超）

• Adobe Creative Cloud 個人版 （約半額）

• Zoom　（半額）

• ChatGPT　（60％程度）

• Claude　（60％程度）

• AWS 法人Webサーバー （100＄で1,000＄分のクレジット購入）

【無償利用】

• Google Workspace（Starter相当300名まで、他プランは70%程度割引）

• Canva （チームプラン50名まで）

• Slack（プロプラン250名まで、250名超・ビジネスプラスは85％引）

他にもいくつかあるのですが、全ては書き切れないので代表的なものだけ、挙げさせていただきました。

過去の回でも触れてきましたが、非営利団体の事務局には「様々な業務」があります。

文書や資料の作成。
職員同士の情報共有。
広報物やWebページ、動画の制作。
オンライン会議。
AIを使った文章や情報の整理。

「社会を良くするため」の業務を効率化、品質向上させるために、IT関連の各企業が「ぜひ活動に役立てて欲しい」という趣旨で提供されているため、適用対象となっているのであれば、前向きに導入を検討してみてはいかがでしょうか。

通常価格では一部の担当者にしか用意できないサービスでも、優待を使うことにより、同じコストでより多くの職員へ利用環境を広げられることもあります。

目指したのは、「使える人」を増やすこと

ここまで、「価格、費用」に関する話をしてきましたが、自分が優待制度を積極的に利用した理由は、単に経費を抑えたかったからではありません。

本心は、『なるべく多くの職員に、実際にサービスを使ってもらいたい』と考えたからです。

一部の詳しい人だけが使うのではなく、必要な人が自分で触り、自分の仕事に合った使い方を見つけていく。

そのためには、まず利用できる環境が必要です。

最初から使い方を完璧に決めて、上から押しつけるのではありません。

1. まずは業務上、必要な機能や、興味のあることから使ってみる

2. 困ったときにネット、YouTubeなどを検索して、トライしてみる。

3. 便利な使い方を見つけたら、職員同士で共有する。

4. 少しずつ、各自が日々の仕事へ取り入れていく。

5. いつの間にか、当たり前に「ツールを使いこなす」ようになっている。

こうした経験を重ねることで、自分のようなIT担当職員が主導して、嫌々使うのではなく、誰もが自主的にITサービスを使いこなせるようになります。

私が作りたかったのは、特定の担当者だけが詳しい組織ではなく、職員一人ひとりが道具を「考えながら使える」組織でした。

優待制度は、そのための環境づくりにも大いに役立っています。

全国の拠点にも、同じ環境を広げる

この考え方は、法人事務局の職員だけを対象にしたものではありません。

たとえばZoomに関しては、職員だけでなく、全国各地の活動拠点にもライセンスを付与しています。

• 本部との会議に参加する。

• 離れた地域同士で情報を共有する。

• 各地で講座や行事をオンライン配信する。

• 移動が難しい人にも活動へ参加してもらう。

全国的に活動する団体にとって、オンライン会議の環境は、単なる便利な連絡手段ではありません。
地域による情報環境の差を小さくし、それぞれの拠点が自分たちで活動を広げるための基盤にもなります。

重要なのは、本部がすべてのオンライン対応を引き受けることではなく、各地の担当者が、主体的に活動に活用できる環境を整えることです。

使える道具と権限を渡し、それぞれの現場で工夫してもらう。
それによって、本部だけに仕事や知識が集中する状態も避けられます。

任意団体である各地の拠点が、それぞれ独自で契約していたら、当然、優待は受けられません。

そのため、自分が上役に掛け合って、「法人としての将来を考えたとき」にどうするべきか、という観点で決断をお願いしました。

また、当初は、各地にライセンス料を請求するということも検討しました。

しかし本来、『法人として行いたい活動に協力をしてくれる、各地の活動拠点には、無償で貸し出すべき』と、これまた自分の信念をぶつけて、財団本部が費用を負担し、各地には無償で利用していただくことにしました。

Zoomはビジネスプランなので、ライセンス管理も簡単ですし、コンソールから、どのアカウントがいつ使用したのかを把握できます。また、必要であれば録画も取得することができます。（各アカウントで録画の設定が必要）

そういう意味で、ガバナンスという観点から見ても、良かったと思います。

上記のように、非営利団体の優遇を受けながら、職員や各地の担当者が、自分たちでITを活用できる。

その環境をつくることこそ、組織の地力を高める取り組みのひとつであり、『自分の仕事の中心とも言えるもの』だと思っています。

これからも、自分が組織で働く限り、大事にしたい考え方です。

便利だけれど、申請は少し分かりにくい

一方で、優待制度は、対象となる法人なら簡単に一括申請できるわけではありません。

以前は、日本NPOセンターという団体が「TechSoup Japan」という申請手続きの窓口を担い、多くのサービスの寄贈・割引申請を扱っていました。

しかし、現在はTechSoup米国本部がアジア圏を対象にした窓口のひとつとして、Techsoup Japanを運営しています。
⇒　https://www.techsoupjapan.org/

上記のようなTechSoupの運営体制の変更により、一部のサービスは英国の「Goodstack」を通じて団体確認や申請を行う形になりました。
⇒　https://goodstack.org/

というわけで、現在、自分の所属団体においては、

1. TechSoupを通じて申し込むもの

2. Goodstackで団体確認を受けるもの

3. 運営会社へ直接申し込むもの

といったように、申請経路が分かれています。

私の経験では、3．の「サービス提供会社への直接申請」はCanvaやSlackが該当しています。

海外の企業へ申請する場合、法人の目的や活動内容を英語で説明しなければならず、非営利団体であることの証明などに関しても、やや複雑です。
また、必要書類や対象条件、更新方法もサービスごとに違うため、戸惑うことも多いかと思います。

それを考慮しても、やはり『優待・割引の制度』はとても便利です。

ただし、その制度を見つけ、条件を確認し、必要な手続きを進めること自体が、ひとつの実務でもあります。

この部分も、兼任IT担当者にとっては、意外と大きな仕事になります。
（自分は、こういう面倒なことを、意外と楽しんでやるタイプです）

AIは「組織の地力」を高める投資になる

特に今、積極的に検討する価値があると感じているのが、生成AIです。

AIは、文章のたたき台を作ったり、資料を要約したり、考えを整理したりするだけの道具ではありません。

職員が自分で問いを立て、試行錯誤しながら仕事を改善していくための相手にもなります。

もちろん、正確性の確認や、個人情報・機密情報への配慮は欠かせません。

利用ルールや研修も必要です。

それでも、費用への不安だけで、一部の担当者しか使えない状態にしてしまうのは、少しもったいないと思います。

職員が新しい技術に触れる機会をつくること。
自分の業務を改善する方法を、自分で考えられるようにすること。
組織内に知識や工夫を蓄積していくこと。

これは単なるソフトウェア代ではありません。

とはいえ、まだまだ役員や経営層には、AIに懐疑的な考えを持つ方もそれなりにいらっしゃるのではないか、と思います。

そんなときに、「非営利団体なら定価の60％くらい割引が効いて、年間でこのくらいの費用です」と提案することで、

『これなら、試しに使ってみても良いかもしれない』

という判断になるかもしれません。

非営利団体の事務職というと、あまり先進的なITのイメージは持たれないかもしれませんが…
制度を上手く使い、最新技術やサービスに触れる機会を作ることで、職員の満足度や成長、そして組織全体の地力を高めることができます。

そういう意味では、単なるコストではなく「投資」だと言えると思います。

安さを、挑戦できる環境につなげる

当たり前ではありますが、優待制度があるからといって、すべてのサービスを導入する必要はありません。

• 自分たちの業務に必要か。

• 無理なく運用できるか。

• 安全に利用できるか。

ただ、費用が壁になって導入をためらっているのであれば、一度、非営利団体向けの制度がないか確認してみる価値はあります。

そして、導入するのであれば、単に契約して終わりにしない。

そのためにも、IT担当者が、必要なサービスを見極めることが必要ですし、情報を常に追い続ける好奇心も必要だと考えています。

より多くの職員や活動拠点が試せるようにする。
使い方を共有できるようにする。
現場から生まれた工夫を、組織全体の力へ変えていく。

結果的に、割引で生まれた余裕を「人と組織を育てる環境作り」や、「本来行うべき事業の改善・発展」へつなげる。

それが、非営利団体向けIT優待の、もうひとつの活かし方だと思います。

4コママンガ

稀にトラブルも…まさに今日、実際にあった話

今日、この記事を執筆しているのが8月4日の昼休み。
見出しの通り、午前中にちょっとしたトラブルが起きました。

Adobe CCのライセンス更新に関して、なぜか割引が適用されず「定価」で請求がされてしまった…という出来事です。

実は、Adobeの割引申請については、上述した内容にあるように、昨年秋までは「TechSoup Japan」が窓口で、その後「Goodstack」が窓口になったのですが…数ヶ月後にまた「Techsoup Japan」に戻ったんですよね。

たぶんAdobe側の都合だと思うのですが、こういった、一般的なWeb検索などではノウハウが出てこない変更、トラブルがごく稀に発生します。

サポート担当の方からは、

「TechSoupで改めて申請して、承認されたらその旨を連絡いただければ、キャンセル⇒新規割引契約の手続きをしますよ」

とのことだったので、安心しました。

正直、予想外のトラブルや、申請手続きの煩雑さは結構あります。

それでも、やはり「社会のために活動している」ということを評価してもらっているからこその『割引・優待制度』なので、文句を言うのではなく、こちらが柔軟に対応して、便利に使いたいですね(^^)

おわりに＆次回予告

非営利団体向けのIT優待は、活動を支える有力な制度です。

ただ安く契約できるだけではありません。

職員や全国の活動拠点が新しい道具に触れ、自分たちに合った使い方を考え、組織全体で知識を蓄えていく。

そのきっかけにもなります。

ITやAIへの支出を、単なる経費として見るのか。
それとも、人と組織の力を育てる投資として見るのか。

今後の非営利団体にとって、大切な視点ではないでしょうか。

今回、例として紹介した以外にも、非営利団体向けの割引・優待制度を設けている会社やサービス、結構たくさんあります。
ただし、NPO法人は対応しているけど、公益（社団・財団）法人は対応外…など、ややこしいものもあったりするので、情報収集には注意が必要です。

現在お使いのサービスや、または今後の導入を検討しているものがありましたら、検索や問い合わせをしてみるのも良いと思います。

また、本記事の下にある「質問箱」にご質問いただければ、情報収集や簡単なアドバイスなど…自分にできる範囲のご協力はさせていただきます。

さて、次回は、割引価格で導入できるサービスであっても考えておきたい、「費用対効果」について書いてみたいと思います。
ここは、導入に向けて上申する上で、いちばん頭と胃が痛い問題です…(-_- )

この連載の過去記事、この連載の元となった過去の記事については、以下のマガジンでお読みいただくことが可能です。

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