「もっと分かりやすくして」と言われたとき、何を直せばいいのか

プレゼン資料を上司に見せたとき、

「もう少し分かりやすくして」

と言われたことはないでしょうか。

これが意外と困ります。

「分かりやすく」というのは主観的で抽象的です。
正直何を直せばいいのかよくわかりません。
唯一言えることは、「このままでは分かりづらい」ということくらいです。

とりあえず文字を減らしたり、色を付けたり、図を追加したりしてみたものの「うーん、まだ分かりにくい」と言われてしまう。

なぜこんなことが起きるのでしょうか。

「分かりにくい」は原因ではない

私は品質管理の仕事をしてきました。

製品に不具合が発生したとき、

「品質が悪いから直してください」

と言われても、それだけでは何を直せばよいのか分かりません。

材料なのか、設備なのか、作業方法なのか、測定方法なのか。

原因を切り分けて初めて、具体的な対策を考えられます。

プレゼンも同じです。

「分かりにくい」は、原因ではなく起きている症状です。

ですから、

とすぐ対策へ進むのではなく、

を一度考える必要があります。

プレゼンの「分かりにくい」は、大きく5つに分けて考えることができます。

1．結論が分からない

資料を最後まで読めば情報はそろっている。

でも、

「それで、何が言いたいの？」

となってしまうケースです。

たとえば、

と情報が並んでいても、

という結論が書かれていなければ、聞き手は自分で答えを探さなければなりません。

この場合、文字を減らしても問題は解決しません。

確認するのは、

「このスライドで一番伝えたいことは何か」

です。

スライドタイトルだけ読んでも主張が分かるか。

まずそこを確認してみてください。

2．情報量が多すぎる

次は、結論はあるけれど、その周りに情報が多すぎるケースです。

たとえば、

という提案に対して、

装置の歴史、メーカーの概要、詳しい仕様、過去5年間のデータ、現場のコメント、技術資料……

すべてを一枚に入れてしまう。

どれも間違った情報ではありません。

しかし、すべてが同じ目線で並んでいると、

「どこを見ればいいのか分からない」

という状態になります。

この場合に必要なのは、

「何を削るか」より先に、「相手が今回の判断に必要な情報は何か」を考えることです。
「情報が存在していること」と「必要な情報」は同じではありません。

3．説明する順番が分かりにくい

一つ一つの説明は理解できる。

それなのに、全体を聞くと何となく分かりにくい。

この場合は、説明する順番に問題があるかもしれません。

たとえば、

1. 対策案

2. 過去の経緯

3. 現在の問題

4. 費用

5. なぜその対策なのか

という順番では、聞き手は頭の中で情報を並べ替えながら聞くことになります。

一方、

1. 現在の問題

2. 放置した場合の影響

3. 原因

4. 対策案

5. 費用と効果

と並べれば、話の流れを追いやすくなります。

文章そのものではなく、

「なぜ次にこの話をするのか」

がつながっているか確認してみてください。

4．使っている言葉が分かりにくい

話し手にとって当たり前の言葉でも、聞き手にとって当たり前とは限りません。とくに上層部には聞き慣れない言葉だったりします。

専門用語や社内用語、略語、さらに業界特有の言い回しなど。

これらが多いと、聞き手は言葉の意味を考えている間に、次の説明へ置いていかれます。

ただし、「専門用語は全部やめましょう」という話でもありません。

聞き手も専門家なら、専門用語を使った方が早いこともあります。

大切なのは、この相手に、この言葉で伝わるか です。

「分かりやすい言葉」は絶対的なものではなく、聞き手によって変わります。

5．図表そのものが分かりにくい

「分かりやすくするなら図を入れよう」

と考える人も多いと思います。

しかし、図を入れれば必ず分かりやすくなるわけではありません。

たとえばグラフを載せても、

どこを見ればいいのか、はたまた凡例が多すぎたり、数字が細かすぎて分かりづらかったり、グラフと結論の関係が分からなかったり、

そういった状態は注意が必要で、相手に伝わりにくかったりします。

そこで、図やグラフを入れるときは、この図から何に気づいてほしいのかを先に決めましょう。

「データを見せる」のではなく、「データから何を読み取ってほしいのか」まで考える必要があるのです。

「分かりにくい」と言われたら最初に確認する5つ視点

上司や同僚から、

「もっと分かりやすくして」

と言われたら、すぐPowerPointを直し始める前に、次の5つを確認してみてください。

1. 結論
   何を伝えたいのか分かるか

2. 情報量
   判断に必要のない情報まで入っていないか

3. 順番
   話の流れを自然に追えるか

4. 言葉
   聞き手に通じる表現になっているか

5. 図表
   何を読み取ってほしいのか明確か

全部を直す必要はありません。

「分かりにくい原因」が結論にあるのに、デザインを変更しても解決しません。

情報量が原因なのに、図を増やせば、さらに分かりにくくなる可能性もあります。

まとめ

「もっと分かりやすくして」

この言葉を聞くと、つい文字を減らそう、とか図を増やそうとか色やフォントを変えよう、とそういった対策から考えてしまいがちです。

しかし、その前に必要なのは、

何が分かりにくいのかを特定することです。

結論なのか、情報量なのか、順番なのか、言葉なのか、図表なのか。

原因が違えば、直し方も変わります。

「分かりにくい」は原因ではなく症状です。

次にそう言われたときは、いきなり資料を作り直すのではなく、

と、一度原因を分けて考えてみてください。

プレゼンの改善も、原因が分かれば対策はずっと具体的になります。

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それでは今回はこのあたりで。
近藤裕規