「降格人事の内示」あなたはどう伝えますか？

株式会社ミラカナ　代表取締役の黒澤康子です。

経営者、管理職として経験を積んでいくと、何度かは体験する「部下に降格人事を伝える」こと。どう伝えようか、悩むケースもあります。

会社によっては、4月人事の内示をそろそろ本人に伝える時期だ、というところもあるでしょう。4月と10月は大規模な組織変更がある会社も多いですし、特に4月は転居を伴う異動だけでなく、昇進昇格や降格人事が発生しがちです。
新任、或いは経験の浅いマネージャーの方向けに、少しお伝えしたいと思います。

悩むあなた！普段の●●が不足です⚠

はっきり言いましょう。部下との会話不足です！
正直、今からどうこうするのは難しいです。取り繕う感じになります。
普段のコミュニケーションが沢山あれば、
具体的に褒めたり、指摘・アドバイスしたりしていれば、
そして、
その内容に納得感があれば、降格人事を内示されたとしても、最終的に納得させることができるでしょう。

部下との会話、日々重ねてますか？

部下は上司本人が思う以上に、上司の言動をものすごくよく見ています。
「え？そんなことを言ったっけ？覚えていないな」と思うこと、ありませんか？ーーこちらが意識していないときでも、よく覚えています。
特に、自分に指摘されたことは、ね。
指摘、注意　＞　褒めの言葉　
日本人のカルチャーからすると、指摘、注意のほうが覚えている人が多いかもです。

評価をタイムリーに伝えてますか？

◆気付いたタイミングで具体的に伝えているか？
良かった点も悪かった点も、気づいたタイミングで相手に具体的に伝えること。それらが積み重なっている状態がとても重要です。

＜事例＞
事例①「あの時の～～は●●さんの行動に表現されて、メンバー全体に伝わっているよ。」

事例②「今回の××さんのフォローはAさんに役に立ち成長させたよね。次にBさんにもフォローしてもらえるかな。実施したら週１でいいので私に報告してね」

事例③「先日の××さんの「ｰｰｰ」の発言は、Cさんに対して刺さりすぎたね。あの後、ちょっと悩んでいたよ。例えばさ、「先日の指摘、ちょっときつい表現だったね、伝え方が悪かったね。申し訳ない。×××を変えるともっと良くなると思うんだよね」というような感じでフォローすると良いと思うけど、どうかな？」

部下に伝えた内容をメモに残していますか？

それらのメモが毎月、四半期、半期、通期の評価に変わっていきますよ。
前職時代では、営業部長、企画部長、組織開発部長など担当しましたが、必ずメンバーカルテを全員分作って、褒めたこと、アドバイスしたこと、指摘したこと、具体的な内容も含めてメモしていました。
メモしておかないと、具体的な内容をわすれてしまうんです。

人間は忘れる生き物。絶対にメモしておくこと！

それらのカルテがあれば、人事評価するタイミング⇒昇格・降格人事のタイミングでその結果の理由を具体的に伝えやすい。
普段、上司から言われていれば、本人も心当たりがあり、100%とはいかないまでも、6－7割は「仕方ない、指摘された後、自分も変化しれきれていない」と思うことができれば、しぶしぶでも納得する。そして、嫌でも自分を変えようと行動するでしょう。
具体的な指摘やアドバイスがあればこそ、納得し変化しようと思えます。
いきなり言われても、納得感がないので、反発するでしょうね

人によって、言われたことを飲み込むペースが違う。その人に合わせて、
強弱付けて伝えられると良いね。
或いは、
目指す姿や、目指す姿になれた時にやっている行動を言語化、可視化して、その事象を伝えられると良いと思います。

メンバーは必ず成長する

上司は自分のことをよく観察している、いつも見てくれている、とメンバーに思ってもらえるくらい、会話を重ねフィードバックしていく。
すぐには無理でも、重ねていけば本人も納得できるようになる。
その向こうに見える景色は、メンバーの成長です。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました！

組織開発、キャリア開発、社員定着研修、評価制度などについての話を
これからも定期的に更新していきます。
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