会議が変わる、仕事が変わる - 効果的な会議の進行法

「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。

今日は、会議の無駄を無くすコツの話。

とにかく会議が多い！！
いや、話してばかりいないで行動しろ
会議をなんとかして！

そう感じてるあなた。
今からできることをやろう。
会議が早くなるコツ

それではいってみよう！

会議の無駄を省くコツ

会社で会議って多いですか？
あなたの会社はどうですか？

トップ5%リーダーの本には、なんと43%！
そんなデータもありました。

仕事の半分は会議。
もう、ほとんどですよね。
ずっと話してるだけ。

まあ、私の仕事も一日中誰かと話してる。
それだけ。

それもお客さんではなく、ほぼ社内調整。48%超えて70%ぐらい会議かもしれない。

１日中、話し続けてるだけ。
そんな仕事です。

それが意味がない話や無駄な話だと生産性はゼロです。

話して終わりにしないように
会議のコツを知っておきましょう。

前提条件が揃ってますか？

無駄は、何の会議かわからない。
そう思った時に起きます。

何をしてるかわからない会議。
まさに時間のムダです。

そうならないように、まずは会議の種類を理解してムダを省きましょう。

会議の種類と前提条件の把握

会議の無駄を減らそう。
会議より会話。
いかに会話を増やすかが大事です。

普段の会話ができない。
けど会議ではたくさん話す。

それは無理な話です。
普段の会話をしよう。
日常の会話もできないと会議で話せる人は全少ない。

会議うまく話すためには。
日常やり取りができるから会議もできる。
会議でも話やすい。発言しやすい場をつくるのが大切です。

会議開始2分の雑談。

最初は雑談して話してもいい雰囲気をつくり場を温める。

アイスブレイクをする。
よく使う手法だと思います。

「いまアイスブレイクです」
と言って時間をとるのではなくて、
「開始2分は雑談しましょう」
と雑談をルールにしておけば話しやすい空気になるんじゃないか。

まずは雑談ができる。
そんなメンバーを選ぶのは大切です。

はい。そそまでが前置き。
会議前２分の雑談と同じ暖める話です。

会議の無駄を阻ぐために何をするか？

開始前の雑談やメンバー選定も大切です。

一番大事なのは、参加者が前提を理解していること。

「何のための会議で何をするか分かっていますか？」

会議の種類とその目的を把握しよう

1つ目、情報共有です。
2つ目、意見出し。ブレインストーミングです。
3つ目、決定です。意思決定。
会議をするのは、意思決定が自分たちだけではできないため会議が必要です。

その意思決定者が決定できる情報を共有しておかないといけない。そのための会議。

ただ、情報共有だけで十分か？
もっと意見が必要では？そうなると意見を出すブレインストーミングが必要になります。

情報を網羅して、アイデアを網羅して、意思決定する。

情報の共有とブレストそして決定。
会議にはこの３種類があります。

これがぐちゃぐちゃになると生産性が落ちる。何のためかわからない会議のための会議になります。

今、何を話しているのか？
情報の共有だと事実が必要です。
事実を共有する時に、ひたすら解釈やアイデア、解決策を話すと他の人は判断ができなくなります。

「それってあなたの感想ですよね」

いま、何の時間？
発言者以外の時間が奪われます。

それを防ぐために何をするか
どうやってするかを明確にしましょう。

情報共有は、準備でかなりカバーできます。
この資料を読んでおく。データを把握しておく。情報をまとめておく。これらを先に共有しておけば、会議の時間を使う必要はなくなります。

口頭で共有しなくてよい。
資料を読み込んでから参加。
今の状況とポイントが共有できれば、話して情報共有する時間を減らせます。

10人の会議で1人2分情報共有するだけで20分かかります。これ？終わるの？そんな雰囲気になります。

音声配信だと今この部分まででも4分近く経っています。

情報共有に時間をかけない。

1人で4分話す。10人だと40分です。
これだと終わらない。まだ始まっていない。

ほんまに。
ほんまにと口グセです。

情報共有は事実を共有して参加者のアイデアや決定を引き出す材料にしましょう。
その共有は資料や会議前の準備でも可能です。事実だけを話すのか、解釈した自分の意見を話すのか、何を共有するのかを明確にして話をしましょう。

ブレスト意見出し。

意見出しとは何？
一番、気をつけるポイントは「質より量」
質の高い意見がいきなり出てくることはありません。

たくさんの量の中に、質の高いモノが混ざる。だから、とにかく出す。数が必要です。

この案はどうですか？
いや、それは難しい。

じゃあこちらの案はどうですか？
いや、それはコストがかかりすぎる。

意見出しした案を一つずつ決定すると、時間がかかって仕方がない。

意見もたくさん出ません。
そのため、意見出しでは、一つ一つ検討するのではなく意見を出しに集中する。

とにかく意見を出す。
その時も話すよりも「紙に書く」方が時間は早い。また、会議までに準備して意見を書いて参加するとさらに早くなります。

それを可視化する。それを見て、刺激を受けて、アイデアをさらに出す。

するも意見出しの効率が上がります。
そのためにはファシリテーション技術が大切になります。

最後に意思決定

3番目、意思決定。これが一番大切。
具体的なアクションはなに？
どうやって意思決定するの？

決定してアクションプランを実行する。
それで終わりです。

一番理想のカタチは、情報を共有して、1人が考え抜いてアイデアを考えて提案して「はい、それで」会議終了。

本当に1分か2分で終われます。
出席者も決定する人だけいればいい。

社長や理事長、代表が決定するのであれば、その人たちがいなければ、どれだけ議論しても仕方がない。

アクションを決めて、提案する。そして、承認をもらう。そうしないと意味がない。

決定者は誰か？
参加しているか？
決定方法は何か？

それらは共有できているか？

場合によっては、「意見出しや情報共有」と「決定」の場面で、出席者が変わることも考えられます。

参加者は誰が適切か？
それを考えないと出席者の時間が無駄になります。

今何の会議？どの目的は何か？
情報共有、ブレスト、決定。
今何をしてるか？をはっきり分ける必要があります。

この前提を共有しないと時間だけが過ぎていきます。会議の前提は参加者全員が理解しておかないといけません。

アジェンダの共有と情報共有の重要性

アジェンダを、必ず会議の4時間前までには共有しましょう。

そして、情報共有の時間、意見出しの時間、決定と理解して会議を行いましょう。

これらの前提、会議の考え方を共有する。
できてていないと、本当に間延びするだけになります。

チーム全員で共有しておきましょう。
とはいえ、現実問題、ここまで考えて開業しているチームあまり見かけません。

これから会議の効率を上げていきましょう。

そんなこんなでね。
今日も素敵な一日になりそうですよね。

会議もいつの間にか慣れてしまって、ただの雑談になってないか気をつけたいと思います。

今日も素敵な一日になりますように。
楽しんでいきましょう。

何をやるかを明確にして
時間を有効に活用しましょう。

それではまたお会いしましょう。

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