PTA広報委員でBacklogを導入してみた

みなさまこんにちは、Marthaです。
長い長いと思っていた小学校の夏休みもあっという間に終わり、8月下旬から元気に登校しています。…という話をすると絶対にこの話題になるんですが、昔の夏休みって8月31日まであったし、夏休みはラジオ体操があったし、学校のプール開放日もあったよね！？時代は変わっていくのだなぁと母になって実感しております。

さて、そんな思い出話は置いておいて、本題に移りましょう。この記事は、「ヌーラボブログリレー2026夏」の12日目として投稿しています。

小学校PTAの広報委員をやっています

今年度、私はPTAの広報委員をしています。PTAについては別記事で触れているので時間があれば読んでいただきたいですが、うちのPTAはここ数年でデジタル化が推進されてきたと聞いています。

連絡手段はスマホで完結するチャットツールですし、役員会議もオンライン参加が可能。共働き世帯の増加に伴い参加人数が減っているなか、少しずつ活動しやすくなっているようです。

広報委員の主な仕事は、年に2回の紙の広報誌制作。
「広報誌制作なんて、Backlogでタスク管理するのにめちゃ適してますやん！」と思った私は、広報委員の初回MTGで早速その話を持ち掛けました。

もちろん、勝手に入れたわけではありません。学校に関わる情報を扱う活動なので、セキュリティ面については事前に学校とPTA会長に相談して、OKをもらったうえでのスタート。ちなみに今回は、無料のフリープランでのお試し導入です。

広報誌づくりは、立派な「プロジェクト」

広報誌制作の流れをざっくり書くと、企画を立てて、取材や撮影をして、原稿に必要な情報を集めて、制作会社に依頼する。あがってきた誌面データを確認して、チームメンバー全員で赤入れしてフィードバック。校了したら入稿を依頼する……と、工程がけっこう多いんです。関わる人も多いし、「あの誌面データ、どこだっけ？」も頻発します。

チャットは流れる、Backlogは残る

広報委員同士のやり取りは、基本的にチャットツールです。実際の業務に関する細かいやり取りも、やっぱり手軽に操作できるチャットがメインでした。

ただ、チャットには弱点があって、大事な決定事項やタスクの進捗、提出された原稿データなどがどんどん流れていってしまうんですよね。「あれって結局どうなったんだっけ？」「原稿データどれだっけ？」と過去の履歴をさかのぼるのが、本当に大変でした（経験のある方、いますよね？）。

また、広報誌制作ではデザイン制作をお願いしている外部の制作会社さんや、掲載内容の確認を行う学校とのやり取りも適宜発生するのですが、ここはどちらもメールで行う必要がありました。外部関係者も含めてBacklogでやり取りを一本化したかったのですが、今回はお試しで運用をスタートしたこともあり、そこは断念。

そのため今回は、チャットでやり取りされた原稿データや決定事項、メールで届いた進捗などを、適宜私がBacklogに転記して集約する形で運用しました。自分でタスクを登録してくれたメンバーも一部いましたが、今年度の1回目においては、広報委員同士のリアルタイムなやり取りの場としてBacklogを使えたとまでは言えません。

やり取りそのものに使ったというよりは、「やったことの足跡」と「タスクの履歴」を残す場所として活用した形ですが、これだけでも「誰が・何を・いつまでにやるのか」が可視化され、全体像を把握するのに大きな効果がありました。

平日に動けなくても大丈夫。非同期のありがたさ

広報委員のメンバーは、ほぼ全員が仕事をしています。平日の日中は稼働できない人もいるし、動ける時間帯もバラバラ。全員がそろうタイミングなんて、ほとんどありません。

そんなチームにとってありがたかったのが、非同期でやり取りできること。確認してほしいことをBacklogに書いておけば、相手は自分の都合のいい時間に見て、返事をしてくれる。読んでもらえたかどうか（既読）もわかるので、「見てもらえたかな…」とソワソワしなくて済みます。

メンバーはBacklogを使ったことがない人がほとんどでしたが、導入の障壁は低かったように思います。「ITツールが苦手で、これまでもほとんど使ったことがなかった」という人も、少しずつ慣れて「（対面で）集まらなくても作業が進むのがいい！」と言っていただけました。

一番助かるのは、たぶん「来年の誰か」

PTAの活動にはもちろん、過去のやり方をまとめたマニュアルは残っています。でも「実際にどう動いたか」はどこにも残っておらず、引継ぎは「口頭」でした。ただ今年度に限っては、昨年度に委員長を務めた方が継続して委員長を引き受けてくださったので、経験者がいる安心感がありました。

裏を返すと、経験者がいないと途端に進め方に迷いが出るはずなんです。もちろん、大枠はマニュアルに記載されているので、大きな事故にはならないと思いますが、「今まではどうやってたんだろう？」の目安があるのとないのとでは、心理的な安心感に差が出るでしょう。

Backlogには、今年の広報誌制作の課題もやり取りも、そのまま蓄積されています。2回目、3回目の発行はもちろん、次年度の委員さんが「去年はどう進めたんだろう？」と思ったとき、実際の記録をそのまま見られる。これは大きいはずです。

来年度以降もBacklogを使い続けるかは未定ですが、まずは後期の広報誌制作でもっと活用できるように推進していきたいと思います。

おわりに

というわけで、PTA広報委員×Backlogのお話でした。やってみて感じたのは、働く保護者が集まる今のPTAだからこそ、非同期コミュニケーションが有効だということ。

同じように広報委員をされている方や、PTAの活動をもう少しラクに回したいと思っている方に、少しでも参考になれば幸いです。とはいえ、公立の小学校、さらにPTAとなると予算も限られるのでなかなか現実は厳しいのもわかっていて…。こういった業務改善が全国的に広がっていくといいなぁと願っています。

ちなみに、PTAそのものについて考えたことは、以前こちらの記事に書いています。ご興味あればぜひ🙌

おまけのひとりごと

今回は予算の都合でフリープランを使用しました。フリープランをきちんと運用したのは初めてだったのですが、、いやぁぁぁ！とても！制限があって！もどかしい気持ちになりました。

「いつものBacklog」で当たり前にできていたことができない。ガントチャートも見れないし、1課題にファイルを1つしか添付できない。容量も少ないため、特に原稿制作という重たいファイルを扱いたい業務には厳しい（ファイルに関しては、今回は別のストレージにアップしてURLを貼る形で運用をしています）。

予算との兼ね合いはもちろん、大切です。ただ、Backlogが提供できる確かな価値と業務へのポジティブな効果を感じるには、ある程度しっかりしたプランが必要だなというのも実感しました。

まだ使ったことないよ～という方は、フリープランでお試しするより、ガントチャートも使えるプランを試すほうがイメージがわくかと。なんか急に宣伝ぽいですけど、普通にユーザーとして感じた感想でした！