高いシステムは必要？Googleスプレッドシートで業務改善。増えたのは「時間」でした【前編】

「もっと高いシステムを入れた方がいいですよね？」

私はそう聞かれても、
一度も「はい」と答えたことがありません。

売上管理や
給与計算。

会社が成長すればするほど、
こうした事務作業は複雑になっていきます。

「そろそろ高い専用システムを導入しないと
ダメかな…。」

そう悩む経営者の方は、本当に多いです。

でも、市販のサービスは導入コストが高い。
しかも、自社の業務にぴったり合わないことも少なくありません。

使わない機能ばかり増えてしまい、
結局、ほとんど使わないまま…。

そんな話も、私は何度も聞いてきました。

だから最初にお伝えしたいことがあります。

高額な専用システムは、必ずしも必要ではありません。

まずは、今あるもので何とかできないか。

私は、いつもそこから考えます。
そこで私が選ぶのが、

無料で使えるGoogleスプレッドシートとGoogleフォームです。

この2つだけで、
小規模企業なら十分実用的な仕組みが作れます。

今回は、ハウスクリーニング業のお客様をモデルに、身近なGoogleツールだけで業務が大きく変わった事例をご紹介します。

現場の売上報告と、複雑な報酬計算

今回ご相談いただいた会社は、
スタッフが現場へ直行直帰するスタイルでした。

事業は順調でした。
でも、その裏で管理の負担は少しずつ限界に近づいていました。

経営者が抱えていた悩みはこちらです。

・スタッフごとに報告方法が違う
・確認や集計に何時間もかかる
・店舗売上と個人実績を二重管理している
・交通費を移動距離ごとに計算している
・歩合給の計算が複雑

毎月やってくるこれらの経理作業。

一つひとつは大したことがなくても、
全部重なるとかなりの負担になります。

数字が一つ違えば給与計算にも影響します。
だから経理作業は絶対に間違えられません。

そんな状況の中、
経営者の方から相談のメッセージをいただきました。

「スタッフがスマホから簡単に報告できて、
自動で集計できる仕組みは作れませんか？」

この相談をいただいた時、
高額なシステムという選択肢は、
私にはありませんでした。

頭に浮かんだのは、Googleスプレッドシート。

必要なのは、高いシステムではありません。

その会社に、本当に合った仕組みです。

Googleだけで、ここまでできます。

特別なシステムは使っていません。
導入した仕組みは、とてもシンプルです。

スマホで入力するだけ

スタッフは現場が終わったら、
スマホでGoogleフォームを開きます。

必要事項を入力して送信。

やることは、本当にこれだけです。

入力した瞬間に自動集計

送信されたデータは、
Googleスプレッドシートへ自動で反映されます。

売上、
件数、
交通費。

入力した瞬間に、自動で集計が始まります。

経営者は、
「今、会社がどう動いているか。」

いつでもひと目で確認できます。

個人実績も自動で反映

入力されたデータは、
スタッフごとのシートにも自動で振り分けられます。

自分の実績、
報酬、
交通費。

入力内容は、スタッフごとに整理されていきます。

もちろん権限も設定。

自分の情報だけ見られるように設定できるため、
安心して運用できます。

実は、スプレッドシートって想像以上に優秀です。

ここまで読むと、
「本当にここまでできるの？」
そう思いますよね。

でも、意外とできるんです。

実は、それを知らない方がとても多いんです。

これまで多くの業務改善をお手伝いする中で、
強く感じていることがあります。

小規模企業だからこそ、
スプレッドシートは驚くほど力を発揮します。

本当に必要な機能だけを作れる。
会社に合わせて自由に変えられる。
無駄なコストも抑えられる。

私は、高いシステムが悪いとは思っていません。

でも、その前に試せる方法があるなら、
私はそちらを選びます。

だから、高い専用システムを導入する前に、
一度スプレッドシートでできないかを
考えてみることをおすすめしています。

次回は、実際の運用で感じた3つの強みをお話しします。

運用が始まると、

「これは便利だ。」

そんな声をいただく場面が何度もありました。

・修正するだけですべて自動計算
・スマホだけで報告が完結
・スタッフが増えても数分で対応

そして最後には、

「もっと早く相談すればよかった。」

そんな言葉までいただきました。

「無料だから。」

その一言だけで選択肢から外してしまうのは、
少しもったいない。

その理由を、後編で詳しくご紹介します。

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