「管理職が、管理できていない。」

機械設計の仕事を長くやっていると、
いろいろな管理職を見てきます。

部下の進捗を確認する。

納期を確認する。

図面の状況を確認する。

客先との打ち合わせに参加する。

トラブルがあれば対応する。

会議にも出る。

そして最後に、

「みんな、ちゃんと計画的に仕事してくださいね。」

と言う。

……。

いやいや。

一番計画的に仕事できていないの、あなたですよ。

ということが、たまにあります。

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朝から「進捗どう？」

朝、部下のところへ行く。

「この案件、進捗どう？」

「今、○○まで終わっています。」

「納期、大丈夫？」

「今のところ大丈夫です。」

「何か問題ない？」

「ありません。」

よし。

管理職としては完璧です。

そして自分の席に戻る。

メールを見る。

電話に出る。

会議に呼ばれる。

別の部署から相談される。

営業から、

「この案件、ちょっと相談なんですけど……」

客先から、

「仕様変更したいんですが……」

製造から、

「この図面、確認してもらえます？」

購買から、

「この部品、納期が厳しいです。」

気がつけば昼。

昼からまた会議。

そして夕方。

部下の進捗を確認する。

「順調？」

「はい。」

……。

ところで、

自分の仕事は？

まだ何も進んでいません。

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管理職の仕事は「管理」だけではない

機械設計の管理職が難しいのは、

管理だけしていればいいわけではないことです。

特に中小企業では、

プレイングマネージャー

になっている人が多い。

部下を管理しながら、

自分でも設計する。

客先とも話す。

見積もする。

トラブル対応もする。

採用にも関わる。

営業にも同行する。

そして、

「部長なんだから、ちゃんとマネジメントしてください。」

と言われる。

いや、

分身の術でも使わないと無理です。

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「ちょっと確認して」が一番怖い

管理職になると、

「ちょっと図面見てもらえます？」

が増えます。

ちょっとだけならいい。

そう思って図面を見る。

「ここ、どういう意図？」

「この寸法で大丈夫？」

「この部品、強度的に問題ない？」

「この公差、もう少し緩くできない？」

気がつけば30分。

いや、

1時間。

そして自分の仕事に戻る。

すると、

「部長、別の案件なんですけど……」

また呼ばれる。

これを繰り返していると、

自分の仕事が永遠に終わらない。

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管理職の仕事は「全部自分で見る」ことではない

ここが、管理職になってから一番難しいところです。

部下の仕事を確認することは必要です。

でも、

全部を自分で確認していたら、管理職の仕事になりません。

単純な数量確認。

図面の記載。

部品表のチェック。

設計者本人が責任を持つべき項目。

こういったものまで管理職が全部チェックしていたら、

部下は育ちません。

そして管理職も疲弊します。

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「誰が何を保証するか」を決める

例えば図面なら、

数量は設計者が保証する。

寸法は設計者が保証する。

材料は設計者が保証する。

安全上重要な部分は管理職が確認する。

客先仕様との整合性は、担当者と管理職で確認する。

こんなふうに、

チェックする人と責任を持つ人を決めておく。

これだけでも、かなり変わります。

管理職が全部チェックするのではなく、

仕組みで品質を作る。

これが本当の管理だと思います。

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管理職が忙しい会社ほど「管理」が増える

面白いことに、

管理ができていない会社ほど、

「もっと管理しよう」

となります。

進捗会議を増やす。

報告書を増やす。

チェックリストを増やす。

会議を増やす。

そして、

さらに忙しくなる。

結果、

設計する時間がなくなる。

納期が遅れる。

また進捗会議をする。

……

完全に負のループです。

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管理とは「仕事を増やすこと」ではない

本当の管理は、

仕事を増やすことではありません。

むしろ、

無駄な仕事を減らすこと。

誰が判断するのか。

誰が責任を持つのか。

どこまで確認するのか。

どこから先は本人に任せるのか。

何を報告するのか。

何は報告しなくていいのか。

これを決める。

そうすると、

管理職自身の仕事も減ります。

そして部下も動きやすくなります。

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「管理職が管理されている」という悲劇

そして一番面白いのがこれです。

部下には、

「納期を守ってください。」

と言っている管理職。

ところが自分の仕事は、

「すみません、この資料まだできてません。」

となる。

部下から、

「部長、例の件どうなりました？」

と聞かれる。

「……今やってます。」

ついには、

部下に進捗確認される管理職。

完全に立場が逆転しています。

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管理職になったら「自分が全部やる」を捨てる

管理職になったばかりの頃は、

「自分がやったほうが早い。」

と思います。

実際、その通りです。

自分でやれば早い。

でも、それを続けると、

いつまで経っても、

自分が一番忙しい管理職

になります。

そして部下は、

「困ったら部長に聞けばいい。」

となる。

これでは組織として強くなりません。

管理職の仕事は、

自分が一番仕事をすることではありません。

チーム全体で仕事が回る状態を作ること。

これが大切です。

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「管理できていない管理職」から卒業する

機械設計の管理職は、

本当に忙しい。

設計もする。

管理もする。

営業もする。

トラブル対応もする。

人も育てる。

だからこそ、

「全部自分でやる」

という考え方を少しずつ捨てる必要があります。

部下に任せる。

責任範囲を決める。

確認項目を決める。

判断基準を決める。

そして、

管理職自身が何をやるべきなのかを決める。

これができるようになると、

少しずつ仕事が変わってきます。

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今日も部下に聞きました。

「この案件、進捗どう？」

「順調です。」

「よし。」

自分の席に戻る。

パソコンを開く。

自分の仕事を見る。

……。

納期は明日。

進捗は、

ゼロ。

「……俺の進捗、誰か管理してくれ。」

機械設計の管理職。

今日も大変です。

管理職が管理できていない。

それでも、

明日もまた、

「進捗どう？」

と聞く。

これも、

機械設計あるある。

機械設計で悩んだら、あるある工藤。