社労士事務所の仕事は誰に渡す？自分・職員・AIを決める6つの判断基準＿一人社労士の仕事の渡し方＿自分・職員・AIの役割設計　6/6

任せたはずなのに、なぜ自分の仕事が減らないのか

職員に仕事を渡した。

AIにも下書きをさせるようになった。

それなのに夕方になると、自分の机には確認待ちの仕事が並んでいる。

「結局、自分でやった方が早いのではないか」

一人で仕事をしてきた期間が長いほど、そう感じる場面はあると思います。

でも、問題は「職員に任せたこと」や「AIを使ったこと」そのものではありません。

このシリーズで考えてきたのは、もっと手前の話です。

この工程は、誰がやるべきなのか。

第1回から第5回まで、仕事を渡すために必要な判断を一つずつ考えてきました。

最終回では、それを一つにつなげます。

私が大事だと思うのは、最初から「これは職員の仕事」「これはAIの仕事」と決めないことです。

仕事の名前ではなく、一つひとつの工程を見ながら置き場所を決める。

ここまでできると、仕事を渡すことが「人に頼むこと」から「事務所を設計すること」に変わってきます。

「給与計算は職員」「文章作成はAI」では少し粗すぎる

仕事を分担するとき、私たちはつい業務名で考えます。

給与計算は職員。

労務相談は自分。

文章作成はAI。

もちろん、最初の整理としては分かりやすい方法です。

ただ、実際の仕事はそれほどきれいには分かれません。

たとえば、就業規則を改定するとします。

会社から現在の運用を聞くのは、自分かもしれません。

現行規程と改定案を比較する作業は、AIを使えるかもしれません。

書式を整えたり、必要資料をそろえたりするのは、職員が担当できるでしょう。

しかし、

「この会社では、どちらの運用が合うのか」

「社長にはどう説明すれば納得してもらえるか」

「この規定を変えることで、働く人にはどんな影響が出るか」

ここまで来ると、単純な正誤だけでは決まりません。

最後は社労士自身の判断が必要になります。

つまり、

一つの仕事の中を、自分→AI→職員→自分と移動することがある。

だから第3回では、「業務を丸ごと渡す」のではなく、「工程で分ける」ことを考えました。

最終回で振り分けるのも、仕事ではなく工程です。

自分・職員・AIを決める6つの判断

私は、次の順番で考えると整理しやすいと思います。

1. 何のために手放すのか
   忙しいからではなく、空いた時間を何に戻したいのかを決めます。顧問先との面談、新しい仕事、考える時間なのか。目的がないまま渡すと、空いた時間に別の作業が入るだけです。

2. 本当に渡すと決めているか
   「もう少しできるようになったら」「もっとAIが正確になったら」と待っていると、いつまでも渡せません。任せられる状態を待つのではなく、まず「どこまで渡すか」を決めます。

3. その工程に正解があるか
   手続、入力、照合、整理など、一定の基準で正誤を確認できる工程は職員へ渡しやすくなります。一方、背景を読み、複数の選択肢から方向性を決める仕事は、自分に残りやすくなります。

4. 人が経験する意味があるか
   AIなら早くできる仕事でも、何でもAIへ渡せばよいわけではありません。将来、職員に判断してほしい仕事なら、途中の工程を経験すること自体が育成になります。

5. 最後の責任と情報を誰が持つか
   作業を職員やAIへ渡しても、顧問先への最終説明まで自動的に移るわけではありません。また、AIを使う場合は、何を入力してよいのかを別に判断します。

6. 最後に、自分・職員・AIへ置く
   ここまで考えて、初めて担当を決めます。そして「誰が作業するか」だけでなく、「誰が確認するか」まで決めておきます。

この順番が大切です。

いきなり6番から考えると、

「AIでできるか」

「職員にできるか」

という能力の比較になってしまいます。

そうではなく、

なぜ渡すのか→どこまで渡すのか→何を経験させるのか→誰が責任を持つのか。

その結果として担当者を決めます。

AIと職員は「どちらが優秀か」で比べない

AIが進化すると、

「この仕事なら、職員よりAIの方が早いのではないか」

と思う場面は増えていくでしょう。

ただ、私はここで「速い方へ渡す」だけにはしたくありません。

職員には、仕事を経験することでしか身につかないものがあります。

顧問先からどんな質問が出るのか。

どこを間違えやすいのか。

数字が合っていても、なぜ違和感があるのか。

どのタイミングで確認した方がいいのか。

そうしたものは、完成した答えだけ見ていても身につきにくいものです。

一方、AIに経験を積ませる必要はありません。

同じ情報を整理する、比較する、下書きを作るといった工程なら、速さを生かせます。

だから私は、

AIにできるかどうかではなく、人がやる意味が残っているか。

この問いを間に入れたいと思っています。

第4回で考えた「育成」は、この場面で効いてきます。

自分に残す仕事は「難しい仕事」とは限らない

ここも大事なところです。

自分に残す仕事というと、高度な仕事だけをイメージしがちです。

でも、私は少し違うと思っています。

社労士本人に残したいのは、

「答えが一つに決まらない仕事」

そして、

「最後に責任を引き受ける仕事」です。

たとえば、会社と社員の言い分が違う労務相談。

法律だけなら整理できても、

何から確認するのか。

いつ本人に声をかけるのか。

どの事実を先に記録しておくのか。

どこまで説明して、どこで会社に判断してもらうのか。

こうした部分には、会社の状況や人間関係、これまでの経緯が影響します。

AIが論点を整理することはできます。

職員が資料を準備することもできます。

それでも最後に、

「この会社には、こう進めてもらうのがよい」

と方向性を示すところは、私なら自分に残します。

第5回で考えた「責任」の線が、ここにつながります。

振り分けに迷ったら、「誰がやるか」より「どこで戻すか」

仕事を渡したあとに一番困るのは、境界が曖昧な状態です。

職員からすれば、

「ここまで自分で判断していいのかな」

となります。

社労士側は、

「そこは一度確認してほしかった」

となる。

このすれ違いは、能力の問題というより、境界を言葉にしていないことで起こります。

そこで使いやすいのが、

「ここまではお願いします。ここから先は私に戻してください」

という伝え方です。

たとえば、

「必要資料をそろえて、不足しているものを確認するところまではお願いします。要件に該当するか迷ったら、そこで私に戻してください」

と伝える。

AIについても同じです。

「論点を3つに整理するところまで」

「比較表を作るところまで」

「説明文の下書きまで」

と止める場所を決めます。

渡す場所より、戻す場所を決める。

これだけで、かなり仕事を渡しやすくなります。

振り分けは、一度決めたら終わりではない

もう一つ、最終回で付け加えておきたいことがあります。

担当は固定しなくて構いません。

最初は自分。

次に職員と一緒にやる。

その後、職員へ渡す。

定型部分だけAIへ移す。

職員が判断できるようになれば、自分の確認範囲をさらに狭くする。

仕事の置き場所は変わっていきます。

だから、最初から完璧な分担表を作ろうとしなくても大丈夫です。

むしろ大切なのは、

今、この工程を誰に置いているのかを自分で説明できる状態にすること。

「昔から自分がやっているから」

ではなく、

「この部分は判断が必要だから自分」

「ここは育成のため職員」

「ここは整理だけなのでAI」

と説明できれば、仕事の渡し方はかなり変わります。

明日、30分だけやってみてほしいこと

シリーズ最後の宿題です。

自分がよくやっている仕事を、まず3つだけ選んでください。

そして業務名ではなく、

「聞く」
「集める」
「調べる」
「整理する」
「入力する」
「比較する」
「判断する」
「説明する」
「確認する」

というように、動詞で工程を書き出します。

その横に、

「自分」
「職員」
「AI」

のどれかを書いてください。

迷った工程には、無理に答えを出さず「？」を付けます。

最後に、その「？」だけを今回の6つの判断に通してみてください。

全部の業務を棚卸しする必要はありません。

まず3つで十分です。

仕事を渡す設計は、壮大な組織改革ではなく、一つの工程の置き場所を変えることから始まります。

一人で全部できることと、一人で全部やることは違う

一人で事務所を始めると、自分でできる仕事が増えていきます。

それは強みです。

でも事務所が次の段階へ進むとき、その強みが、

「自分がやった方が早い」

という理由にもなります。

私自身、仕事量が増え、一人では回らなくなったことが、人を雇うきっかけの一つでした。

けれど、今振り返ると、本当に変える必要があったのは人数だけではなかったと思います。

誰が働くかではなく、

誰が、どの工程を担うのか。

そして今は、そこにAIという新しい選択肢も加わりました。

だからこそ、最後に残る問いはシンプルです。

この工程は、誰がやるべきなのか。

自分でもいい。

職員でもいい。

AIでもいい。

大切なのは、なんとなく自分の手元に残すのではなく、理由を持って置き場所を決めることです。

仕事を手放すことは、自分の価値を減らすことではありません。

むしろ、

自分にしかできない仕事を、もう一度選び直すこと。

私は、仕事を渡す設計には、そんな意味もあると思っています。