23時のLINE通知に、もう焦らなくなった日のこと。子ども会の役員1年目の、ささやかな工夫
23時すぎ、台所で洗い物をしていたら、スマホがまた鳴った。
「資料、どこにありますか?」 「保険の件、もう手続きしましたか?」 「名簿って最新版どれですか??」
子ども会の役員グループLINE。 画面を見て、洗い物の手を、また止めた。
役員、回ってきました
今年、子ども会の役員が回ってきた。
最初の数か月は、本当に手探りで、いま振り返ると、私がいちばん下手だったと思う。
サマーキャンプのお知らせを作る係になって、Wordをいじって、PDFにして、役員のグループLINEに送って、「ご確認お願いします」。
それで終わると思っていた。
LINEは、誰も悪くないのに、しんどい
書類を送ってから、LINEが少しずつ動き始めた。
集合時間、参加費、持ち物、名前の漢字。 ひとつひとつの指摘は、どれも正しい。 誰も悪意なんてない。 みんな本業があって、子育てがあって、夜のすき間時間に親切に見てくれている。
それは、わかっている。
それでも、しんどかった。
なぜしんどかったか、しばらく言葉にできなかった。 ある夜、また通知が立て続けに鳴って、ふと気づいた。
LINEには、書類の話も、書類じゃない話も、ぜんぶ同じ流れに混ざる。
「集合時間、去年は8時半でしたよ」と 「うちの子の習い事と被ってて……」と 「最新版の名簿どれですか?」が、 時系列に並んで、全部いっしょに流れていく。
だから、本題が見えなくなる。 だから、決まりかけた話が、後から入ってきた話で揺り戻される。 だから、私は朝、画面をスクロールして「結局、虫除けってどうなったっけ」を、自分で再構成することになる。
LINEのせいでも、誰のせいでもない。 書類のやりとりに、LINEは向いていなかった、というだけのことだった。
試してみたこと
仕事で使っているツールに、Passton(パストン)というのがある。 指定したURLやPDFに、四角で囲んで修正コメントを入れられる、シンプルなツール。
受け取る側はURLを開くだけで、アプリのインストールも会員登録もいらない。
これ、子ども会でも使えるかもしれない、と思った。
サマーキャンプのお知らせのPDFをPasstonに上げて、URLを役員グループLINEに、1本だけ送ってみた。
「お知らせの修正、ここのURLに直接書き込んでいただけると助かります。LINEには返信不要です」
そう、添えた。
何が変わったか
夜、また通知は鳴った。でも、回数が減った。
副会長は集合時間のところを囲んで「8時半に」。
会計は参加費を囲んで「3,000円」。
書記は自分の名前のところを囲んで「漢字違います」。
書類確認の話は、Passton内の書類原稿の上に残るようになった。
LINEには、書類と関係ない世間話だけが、流れるようになった。
そして私の朝が、変わった。
URLを開けば、全員分の指摘が、書類のどこの話かと一緒に、一画面に並んでいる。
昨日の夜の発言を、LINEのスクロールで掘り返さなくていい。
通知が鳴った瞬間に、洗い物の手を止めなくていい。
来年の役員へ、URLを1本
子ども会の書類は、毎年、似たテンプレを使い回す。
そして毎年、似たところで、似た議論が起きる。
「虫除け、いる?」 「6歳以下の同伴ってどこまで?」
「集合時間、何時にする?」
去年の議論は、去年のLINEの中に、流れて消えている。
今年も、ゼロから同じ会話が始まる。
Passtonのプロプランなら20年データが残るらしい。
データを残しておけば、来年の役員にURLを1本渡すだけで、「去年、ここでこういう話があって、こうなりました」が書類の上に残る。
それを残しておきたい、というのが、私が役員1年目で見つけたささやかな工夫だった。
私がうまく回せなかっただけで、もっと上手にLINEだけで完結している人も、たぶんいる。
だから、これは正解ではない。
ただ、「23時の通知音に、もう焦らなくていい」という選択肢が、もしかしたら、来年の役員さんの夜を、少しだけ静かにしてくれるかもしれない。
