「タスク管理アプリ」を綺麗に整理すること自体がタスクになっていた話
仕事の抜け漏れを無くし、もっと効率的に業務を回したい。
そう思って最新のタスク管理アプリやおしゃれなノートツール
（NotionやTrelloなど）を導入した経験はありませんか。
タグをきれいに色分けし、
優先度ごとにフォルダを作り、
締め切りのリマインダーを設定する。
画面の中に自分だけの「完璧なシステム」が完成した瞬間は、
なんだか仕事ができる人になったような気がして、
とても誇らしい気持ちになりますよね。
実は少し前の私も、まさにこの「ツール整理」に
心を奪われていた一人でした。
ですが、ある日ふと気づいてしまったのです。
新しいタスクが発生するたびに
「どのカテゴリに入れるべきか」と悩み、
終わったタスクのステータスを更新するためだけにアプリを開き、
週末にはタスクボードの見た目を整える作業に
小一時間を費やしている自分に。
仕事を効率化するためにツールを入れたはずなのに、
いつの間にか「アプリを綺麗に管理すること自体」が
新しいタスクになり、一番大切な実務の時間を奪われていたのでした。
整理整頓の快感という、心地よい罠
なぜ私たちは、このような本末転倒な状態に陥ってしまうのでしょうか。
当時の自分を振り返ると、
ツールをいじって綺麗に整理している時間というのは
「仕事を頑張っている感覚」を最も手軽に味わえる時間
だったのだと思います。
本当の実務（資料作成、記事執筆、重い連絡など）は
頭を使いますし、なかなか進まなくてストレスがかかります。
一方で、タスクをドラッグ＆ドロップで動かしたり、
きれいなアイコンを設定したりする作業は、
頭を使わずに達成感だけが得られます。
つまり私は、重い実務から逃げるための口実として、
タスク管理アプリを綺麗に育てる作業に没頭していたのです。
沼から抜け出すきっかけになった「手放す」選択
この「整理自体がタスクになる沼」から抜け出すきっかけになったのは、
思い切ってアプリでの細かい管理を一度やめてみたことでした。
今では、今日やるべきことの管理は、
デスクの端に置いた紙のメモ帳や付箋（フセン）だけに絞っています。
・朝、今日絶対にやるタスクを3つだけ紙に書く
・終わったら赤ペンで線を引いて消す
・一日が終わったら、その紙をゴミ箱に捨てる
これだけのシンプルな方法に戻したところ、
ツールの使い方や整理方法で迷う時間が一切なくなり、
驚くほど目の前の作業に集中できるようになりました。
ツールを使いこなすことが目的ではなく、
目の前の仕事を終わらせることこそが本当の目的だったと
思い出したのです。
実際に試してみてイマイチだったこと
ただし、この「アナログな紙メモに戻す方法」にも、
個人的にひとつだけイマイチだと感じた点がありました。
それは、
「過去に何をやったかという履歴やログが残りにくい」
という点です。
数週間後に「あの件、いつ対応したっけ？」と
振り返りたい時に、ゴミ箱に捨てた紙を見ることはできません。
そのため、長期で進行する大きなプロジェクトは
デジタルツールにざっくり残し、
今日明日のデイリータスクだけを紙で管理するという、
ハイブリッドな形に落ち着きました。
今日からできる小さなステップ
もし今、タスク管理ツールの整理や設定に
疲れてしまっている方がいたら、以下のステップを試してみてください。
今日の「絶対やるべきタスク」を3つだけ紙のメモに書き出す
アプリの通知やカテゴリ設定を一時的に気にしないようにする
終わったら赤線で消す快感を味わう
どれほど機能が豊富なツールであっても、
自分の集中力を奪ってしまうものであれば本末転倒です。
管理のための管理に疲れた時は、一度デジタルから離れて、手元の紙とペンだけでシンプルに仕事を片付けてみてくださいね。
