PTA本部をGrok Botに置き換えてみた
PTAの業務自動化のため、Grok Botで「AI担当者」をつくってみた
PTA本部の人数が減った。それなら、仕事の一部をAIに担当してもらえないか。そう考えて、Grok Botでそれぞれの役割の「AI担当者」をつくってみた。窓口のチーフ、メール確認担当、資料検索担当、経理担当、そして活動記録担当。
まず任せるのは、日々の「見に行く」「探す」「内容を確認する」という仕事。今回は、そのための役割分担と設定をしたところまでを紹介する。
人が減ったら、確認する手間を減らしたい
今のPTA本部は、役職の一部を置かず、限られた人数で運営している。従来どおりの仕事をそのまま続ければ、残った誰かの負担が増える。
過去資料は、すでにGoogle Workspaceの共有ドライブへ移していた。紙や個人のパソコンに散らばっていた頃に比べれば、ずっとアクセスしやすい。ただ、保存場所をまとめても、探す手間は残る。
「あの行事の案内、何年度のフォルダやったっけ？」
年度、学期、活動名をたどって資料を探す。メールも、複数のメールボックスを順番に開いて確認する。一つひとつは小さな作業でも、積み重なると面倒だ。
そこで、人が情報を探し回る作業を、AIに引き受けてもらうことにした。
Grok Botで、小さな担当制をつくる
Grok Botは、名前と役割を持たせて継続的に仕事を頼めるAIだ。Super Grokをサブスクすると使用でき、結構面白い。公式ガイドでも、目的や使う道具、定期実行の条件などが異なる仕事は、Botを分ける考え方が紹介されている。
今回は、次の5役に分けた。
Chief(相談窓口・リマインド)
Chiefを設定するといいとXに書いてたので、窓口を置いてみた。このBotが各Botに指示を出す。PTAで言うと会長みたいな感じ。
定期リマインドを設定
各botへの指示出し
Mail master(メール確認)
PTA共通メールへのテストメールの到着を確認
未読があるときだけ知らせる定期確認を設定
Google Drive manager(資料検索・要約)
年度・学期・活動別のフォルダを対象に、資料を探すための設定を実施
Account manager(経理担当)
ドライブに保存されたレシートを定期的に読み込み、Notionのデータテーブルに転記
Secretary(PTA活動の記録担当)
活動した記録を投げると、日付と活動内容を整理してNotionのデータテーブルに転記
役割を分けると、こちらも頼む先に迷いにくい。メールのことはメール担当へ。過去資料のことは資料担当へ。小さな組織図を、AI上につくる感覚だ。
Chief：まず相談する窓口
Chiefは、最初に相談する窓口にした。もともとは生活まわりの管理やリマインドも担当させていて、毎晩の振り返りを促す設定もしている。
PTAの仕事では、共有ドライブの資料検索を試した。年度フォルダから学期別フォルダへ進み、行事の準備資料を見つけ、内容を要約するところまでできた。
ただ、何でもChiefに集めると、結局「全部やる係」になってしまう。そこで、資料検索は専用Botに担当させ、Chiefは相談窓口を中心にすることにした。
Mail master：開き忘れやすいメールを確認する
Mail masterには、複数の個人用GmailとPTA共通のGmailを接続した。
個人メールは必要なときに確認する。一方、普段あまり開かないPTA共通メールは、毎日決まった時間に未読を確認する設定にした。未読があるときだけ知らせ、なければ通知しない。
確認のために通知を増やしすぎては、別の面倒が増えてしまう。知らせてほしいのは、確認すべきメールがあるときだ。
過去にマメールの更新メールが届いていたことに気づかず、危うくマメールが解約され、登録者情報を失うところだった。
また、送信・返信・削除は、私が明示的に指示したときだけ行うよう伝えた。これはBotへの運用上の指示であり、アクセス権限の設定とは別の話だ。公式のルーティン設計ガイドでも、送信や削除などには承認を挟むことが推奨されている。
Google Drive manager：「あの資料どこ？」を担当する
Google Drive managerには、PTA共有ドライブの資料検索と要約を担当させた。共有ドライブは、年度、学期、活動ごとにフォルダが分かれている。そこからタイトルや階層を手がかりに候補を絞り、必要な資料を読み取ってもらう。
「以前の行事で使った案内が、どこかにあるはず」
こうした、名前や保存場所を正確に思い出せない資料を探す場面で使うとすごく便利。
Google Driveコネクタの公式資料では、タイトルや本文のキーワード検索、ファイルの読解、指定フォルダ内での絞り込みに対応している。今回は、その機能をPTAの資料探しに使うための設定をした。
会計と活動記録もAIに任せてみた
会計ボットには、所定のフォルダに保存したレシートや領収書から、日付、金額、用途を読み取らせ、会計表へ転記させている。これは人間よりも精度よく、自動で処理できる。
活動記録ボットには、日々のPTA活動を日付と内容で整理し、本部や各委員会などの担当別に蓄積してもらう。これまでは本部から各委員の人に記録をお願いしていた。めちゃくちゃ活動が多いわけではないので、botで十分。
年度末になってから「今年、何をやったっけ」と思い出すのは、なかなか骨が折れる。目的はわからないが、総会資料に入れなければならない。
PTAの仕事を、少しずつAIへ渡していく
今回やってみたのは、PTAの仕事を分けて、AIに担当を持たせることだ。
メールを確認する。過去の資料を探す。必要なタイミングで知らせる。こうした細かな仕事を任せられれば、人が行事の準備や相談に使える時間を増やせるかもしれない。
人間がやる仕事として、自治体とのコミュニケーション、イベントの運営、準備・片付けといった、最もやりたくない仕事が残った。
