探しやすく、迷わない。私のMacデータ整理ルール

制作に向かおうとするとき、最初にすることがファイル探しだった。

「あのPDF、どこに保存したっけ」
「最新版って、どれだっけ」
「この画像、個展用？ネットショップ用？それとも記録？」

一回あたりほんの数分でも、それが毎日続くと、
静かに体力を削っていく。

思考のいちばんいいところを、探し物に使いたくない。

そう思って、Macの中を少しずつ整理してきました。
この記事では、試行錯誤のなかで「これだけあればいい」と行き着いた、
私自身のデータ整理のルールをまとめます。

完璧な整理術ではなく、迷ったときに戻ってこられる、
自分のための小さな仕組みです。

まず決めたこと：デスクトップは作業台

最初に決めたのはこれだけです。

「デスクトップは今日だけ使う作業台。保管棚ではない」

以前の私のデスクトップは、スクリーンショットだらけでした。
ダウンロードフォルダには、いつ保存したかわからないPDF。
ファイル名は「最終版」「最終版_fix」「本当の最終版」……。

ひとつひとつは小さなことでも、探すたびに集中がすこし途切れる。
その積み重ねが、見えないところで制作の邪魔をしていました。

そこで場所の役割を、こう決めました。

デスクトップ → 今日使うものだけ置く作業台
ダウンロード → 一時的な受け取り場所
書類（Documents）→ メインの保管場所

作業が終わったら書類フォルダへ。
それだけで、デスクトップはいつも静かです。

書類フォルダの構成

書類フォルダの中は、こんな形にしています。

書類
├── 00_Inbox_未整理
├── 10_仕事
├── 20_個人
├── 30_お金・契約
├── 40_写真・動画
├── 50_学習・資料
├── 90_保管
└── 99_削除候補

フォルダ名の先頭に数字をつけているのは、
Finderでいつも同じ順番に並ぶようにするためです。
五十音順に並んでしまうと、自分が見たい順にならない。
数字を振ることで、自分の優先順に固定できます。

「10、20、30」と10刻みにしているのには理由があります。
たとえば後から「副業」フォルダを追加したくなったとき、

10_仕事
15_副業
20_個人

のように間に差し込めるからです。
最初から完璧に決めなくていい。
あとから育てられるように作っておく。
それが続けられる整理の秘訣だと思っています。

各フォルダの考え方

■ 00_Inbox_未整理：まず全部ここへ

整理で最初につまずくのは、「どこに入れよう」と考えすぎることです。

だからまず、
デスクトップやダウンロードに散らばっているものを、ここに集めます。
分類はあとでいい。
「迷ったらInboxへ」という逃げ場所があるだけで、
整理のハードルはぐっと下がります。

■ 10_仕事：制作・販売・個展に関するすべて

ネットショップ、個展、作品制作、企画書、納品物
──仕事に関係するものはここに集めます。

ポイントは、写真であっても「仕事用途」のものはここに入れること。
商品画像は写真ですが、用途は販売です。
だから「40_写真・動画」ではなく「10_仕事／ネットショップ／商品画像」に置く。
「これは何の写真か」より「これは何のために使う画像か」で考えると、
あとで必ず探しやすくなります。

個展フォルダの例：

10_仕事
└── 2026
└── 202605_個展名
├── 01_企画・準備
├── 02_作品
├── 03_展示資料
├── 04_告知・SNS
├── 05_販売・価格表
├── 06_請求・領収書
├── 07_写真・記録
├── 90_過去版
└── 99_ボツ案

個展は「趣味」と「仕事」の間にあるように感じることもありますが、
私は「10_仕事」に入れると決めました。
制作も、展示準備も、告知も、販売も、
──すべてひとつながりの創作活動だから、
ひとつの場所にまとめておく方が自然です。

「99_ボツ案」は、没になったアイデアの置き場所です。
消さなくていい。
一度断念したものが、別の企画でよみがえることは意外とあります。

■ 20_個人：暮らしや自分のこと

美容院のメモ、旅行計画、日記、アイデアノート
──仕事でも、お金でも、写真でもない、プライベートなデータはここへ。

ただし、同じ「旅行」に関するものでも、
目的によって置き場所は変わります。

旅行の計画表 → 20_個人
旅行の領収書 → 30_お金・契約
旅行の写真 → 40_写真・動画

「何として後で探すか」で決める
──この考え方が、整理のいちばんの軸になっています。

■ 30_お金・契約：いざというときのための書類

税金、保険、契約書、領収書、請求書。
これらは必要になるタイミングが読めないので、
他とは分けて年別に管理しています。

■ 40_写真・動画：プライベートの記録

作品画像や商品画像は「10_仕事」へ。
ここにはプライベートの写真・動画だけ。
「画像だから写真フォルダ」ではなく、用途で分ける。
それだけで、後から迷う回数が大きく減ります。

■ 50_学習・資料：後で読み返すもの

教材、参考PDF、調べたこと。
学習資料は年別よりテーマ別に分ける方が私には合っていました。

■ 90_保管・99_削除候補：捨てる前の猶予期間

「今は使わないけど残したい」→ 90_保管へ。
「いらないかも、でも不安」→ 99_削除候補へ。

削除候補には入れたまま1〜3ヶ月過ごします。
その間に困らなければ消す。
いきなり決断しなくていい場所を作るだけで、
整理がずっと気楽になります。

ファイル名のルール

YYYYMMDD_内容_相手・案件名_版数.拡張子

良い例：
20260524_請求書_A社_提出済.pdf
20260524_企画書_個展名_v01.pdf
20260525_商品画像_商品名_メイン_v02.jpg
20260526_契約書_業務委託_締結済.pdf

やめたこと：「最終版」という名前

以前はこうでした。

企画書_最終.pdf
企画書_最終版.pdf
企画書_最終版_fix.pdf
企画書_本当の最終.pdf

最終と書いたのに、また直す。
誰にでもあることだと思います。
だから今は「最終」という言葉は使わず、
v01・v02と版数で流れを見えるようにしています。
提出・確定したものには「提出済」「締結済」などの状態を末尾につけます。

日付を先頭にすることで、名前順＝時系列になる。
区切りに半角アンダーバー「_」を使うことで、
読みやすく検索もしやすくなります。

迷ったときの判断基準

「これは、後で何として探すだろう？」

この一問を自分に投げかけるだけで、置き場所はだいたい決まります。

美容院の候補メモ → 20_個人
美容院の領収書 → 30_お金・契約
作品の習作画像 → 10_仕事／作品・制作
プライベートの写真 → 40_写真・動画
個展のボツ企画書 → 10_仕事／個展名／99_ボツ案
迷ったもの全部 → 00_Inbox_未整理

分類に正解を求めすぎると手が止まります。
「後でどう探すか」を考えると、意外とすんなり決まります。

Finderのタグ：状態を管理する

Macのタグ機能は「保管場所」ではなく
「状態管理」に使うのがおすすめです。

フォルダ → どこに置くか
タグ → 今どういう状態か

たとえば「10_仕事」の中のファイルでも、
確認中なら「確認中」タグ、
提出が終わったら「提出済」タグに変える。
（例：赤＝至急、青＝確認待ちなど）
フォルダを移動しなくても状態が一目でわかります。

最低限のルール、3つだけ

細かく整理しなくても、この3つさえ守れば、かなり変わります。

① 日付は先頭に　例）20260524
② 区切りは半角アンダーバー「_」
③ 迷ったら「00_Inbox_未整理」へ

完璧にしなくていい

データ整理は、一度で完成させるものではないと思います。
全部を一気にきれいにしようとすると疲れる。
だから最初はこれだけで十分です。

• 書類フォルダに大カテゴリを作る

• デスクトップとダウンロードをInboxへ集める

• 仕事・お金・写真だけ年別に分ける

• よく使うファイルの名前だけ直す

• 不要そうなものは削除候補へ

大切なのは、古いファイルを完璧に直すことより、
これから入ってくるファイルが散らからない仕組みを作ること。

使ってみて合わなければ、変えていい。
自分が迷わないルールが、自分にとっての正解です。

制作をするとき、仕事をするとき、暮らしのことを考えるとき
──探し物から始まるより、すぐに本題に入れる方がいい。

完璧な整理より、続けられる整理。

自分が探しやすく、迷わず戻せる場所を、
少しずつ作っていけたらいいなと思います。

※この記事はMacユーザー向けです。
Finderの「書類」「デスクトップ」「ダウンロード」を前提にしていますが、
フォルダ分けやファイル名の考え方はWindowsでも応用できます。

最後まで読んでくださり、ありがとうございます。
この記事を書いたのは、制作に向かう時間をできるだけ大切にしたいから。整理は手段で、目的はいつも、つくることの方にあります。

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